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Unternehmenssoftware

Enterprise-Resource-Planning (ERP) – Definition, Arten und Vorteile

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Der Hersteller Abas Software liefert auf seiner Webseite einen Fahrplan mit fünf Kriterien, mit denen Unternehmen ein passendes ERP-System finden können.

  • Kriterium 1: Die Prozesse im Unternehmen unterstützen. Ein Zulieferer im Automotive-Sektor hat wahrscheinlich andere Anforderungen an das System als ein Hersteller von Werkzeugmaschinen. Hier sollte auf eine entsprechende Passung des Enterprise-Resource-Planning-Systems geachtet werden. Im Idealfall gibt es bereits Erfahrungen anderer Unternehmen aus der Branche, die als Referenz herangezogen werden können.
  • Kriterium 2: Erfüllen nichtfunktionaler Auswahlkriterien. Dazu zählen laut Abas unter anderem Schnittstellen, die gewährleisten, dass die ERP-Software sich in die bestehende IT-Landschaft integrieren lässt. Auch die Erfüllung von Compliance-Anforderungen und die laufende Weiterentwicklung der Software sollten bei der Auswahl berücksichtigt werden. Ein Enterprise-Resource-Planning (ERP) System sollte zukunftssicher sein – nicht nur im Hinblick auf die fortschreitende Digitalisierung und Automatisierung, sondern auch im Kontext der Mobilität von Daten.
  • Kriterium 3: Skalierbarkeit, Flexibilität und Internationalisierung. Ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP-System) sollte dazu in der Lage sein, mit dem Unternehmen zu wachsen. Zudem muss es sich an die Unternehmensaktivitäten, Umstrukturierungen und veränderte Abläufe anpassen können. Geht ein Unternehmen davon aus, zukünftig im Ausland weitere Niederlassungen zu gründen, spielen neben Sprachpaketen auch Themen wie Steuerrecht und Buchhaltung eine Rolle.
  • Kriterium 4: Das Branchen-Know-how des Anbieters. Spätestens wenn ein Anbieter es in die engere Auswahl geschafft hat, sollte die bisherige Branchenerfahrung geprüft werden. Hierfür eignen sich beispielsweise Anwenderberichte oder auch eine direkte Nachfrage bei den bisherigen Kunden.
  • Kriterium 5: Planung der Kosten und Folgekosten. Neben den Einstiegskosten müssen auch langfristige Betriebskosten eingeplant werden, die je nach Lizenz variieren können. Werden beispielsweise modulare Lösungen nachträglich ergänzt, wirkt sich das ebenfalls auf den Preis aus. Je mehr Mitarbeiter ein Unternehmen hinzubekommt, desto höher fallen dementsprechend auch spätere Schulungskosten für das System aus.

Einführung eines ERP-Systems

Unternehmen sollten sich darüber im Klaren sein, wie wichtig eine erstklassige Vorbereitung und Einführung in das Enterprise-Resource-Planning-System für ihren wirtschaftlichen Erfolg ist. Das im Folgenden vorgestellte Phasenmodell der ERP-Einführung in 8 Schritten stammt von Software Lotse und setzt voraus, dass bereits ein passender Anbieter ausgewählt wurde.

Software Lotse empfiehlt, sich zunächst über die individuellen Ziele rund um das Enterprise-Resource-Planning (ERP) Pläne anzufertigen, die auch Zeit- und Kostenpläne umfassen. Anschließend kann die gewünschte Systemlösung nach und nach eingeführt werden. Das sollte möglichst ohne Umwege gelingen, wobei stets die Flexibilität und Störungsfreiheit des Echtbetriebs bewahrt werden sollten. Es lohnt sich, hierbei in deutlich voneinander abgrenzbaren Schritten vorzugehen.

  • 1. Schritt: Lastenheft. Das Lastenheft gibt kurz und bündig die Bedürfnisse und Wünsche einzelner Abteilungen wieder und wird von diesen selbst zusammengetragen.
  • 2. Schritt: Pflichtenheft. Der Anbieter klärt gemeinsam mit Vertretern der Abteilungen in Workshops, inwiefern das Lastenheft umsetzbar ist. Dabei entsteht das Pflichtenheft.
  • 3. Schritt: Installation eines Testsystems. Die Mitarbeiter können sich durch den Einsatz eines Testsystems mit Enterprise-Resource Planning (ERP) vertraut machen. Es wird empfohlen, bereits Testdaten des Unternehmens zu verwenden.
  • 4. Schritt: Einrichtung des ERP-Systems. Das ERP-System wird eingerichtet und auf das Unternehmen angepasst. Beschlüsse aus dem Pflichtenheft werden nun umgesetzt.
  • 5. Schritt: Datenaufbereitung für die Übernahme. Stamm- und sonstige Daten werden aus dem alten System für das Enterprise-Resource Planning-System aufbereitet und währenddessen bereinigt.
  • 6. Schritt: Schulung und Dokumentation. Die Anwender innerhalb des Unternehmens sollten eine ausgiebige Schulung erhalten, damit sie von einem umfangreichen Know-how profitieren können. Es wird empfohlen, diese Anwender zu eigenen Dokumentationen zu motivieren.
  • 7. Schritt: Datenübernahme. Die in Schritt 5 aufbereiteten und bereinigten Daten werden in das neue System importiert.
  • 8. Schritt: Echtbetrieb. Das alte System wird abgeschaltet.

Das kostet ein ERP-System Unternehmen

Wie viel das ERP-System das Unternehmen am Ende wirklich kosten wird, lässt sich nur schwer voraussagen. Ein weiteres Problem: Unternehmen neigen dazu, sich bei den tatsächlichen Kosten zu verschätzen. Erpexpert.de nennt drei große Kostenfaktoren, die Unternehmen bei der Planung bedenken sollten.

  • Interne Kosten: Dazu zählen Arbeitsstunden der Mitarbeiter, Schulungen oder die Kosten durch die verringerte Produktivität, mit der während der Umstellung zu rechnen ist. Diese Ausgaben lassen sich nur schwer kalkulieren. Hier kann es wiederum helfen, mit anderen Unternehmen zu sprechen, die ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP-System) neu eingeführt haben und ihre Erfahrungswerte teilen wollen. Auch ein Gespräch mit dem Anbieter über dessen Einschätzung kann hilfreich sein.
  • Externe Kosten: Darunter fallen die Kosten für die Software, für die Lizenzen und für Datenaufbereitungen. Hier kann es zu diversen Folgekosten kommen. Daher sollten Unternehmen sich von Anfang an eine Aufstellung über zu erwartende Wartungs- und Supportkosten für die nächsten Jahre vorlegen lassen.
  • Hauptkosten des ERP-Systems: Hier sind die Anzahl der erwarteten User-Lizenzen und der Systemumfang, das heißt die Wahl der Module, entscheidend. Unternehmen sollten darauf achten, im Vorfeld bereits möglichst genau zu planen und den Funktionseinfang des ERP-Systems so eng wie möglich einzugrenzen. Das kann beispielsweise mithilfe eines Lastenhefts erreicht werden. Ein weiterer Hauptkostenpunkt ist die individuelle Anpassung des Systems an das Unternehmen. In den seltensten Fällen wird man die Situation haben, dass die Standardversion eines Systems optimal zu den Betriebsanforderungen passt. Um die Kosten gering zu halten, sollte man bereits bei der Auswahl darauf achten, eine möglichst hohe Abdeckung zu erreichen.

Insgesamt ist davon abzuraten, sich bei der Wahl eines Enterprise-Resource-Planning-Systems einfach für die günstigste Variante zu entscheiden. Da im Unternehmen intensiv und langfristig damit gearbeitet werden soll, lohnt es sich durchaus, zu Beginn ein wenig mehr Geld, Zeit und Aufwand in den Auswahlprozess zu stecken. Lassen Sie sich von einem Anbieter doch einfach mal ausrechnen, ab welchem Zeitpunkt mit einem Return-on-Investment zu rechnen ist!

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