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Lagerbestände

Versorgungssicherheit mit System

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Schritt für Schritt zum richtigen Bestell- und Bestandsmanagementsystem

Doch eine optimale Lösung fällt nicht vom Himmel. Die Entwicklung des heute eingesetzten mobilen Bestell- und Bestandsmanagementsystems erfolgte über Jahre in überschaubaren Schritten. Jochen Schweden, Vorstand der Aescologic AG, erinnert sich gut an die ersten Ansätze.

Zunächst haben seine Berater zusammen mit den Mitarbeiterinnen ausgesuchter Praxen ein planbares Sortiment aller benötigten Artikel gebildet und aus zurückliegenden Zeiträumen einen Grundbedarf ermittelt. Darauf basierend wurde die Unterstützung bei der Lagerbewirtschaftung durch Mitarbeiter der Aescologic angeboten.

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Die Arzthelferin sollte schnell und regelmäßig die Sollmengen des Materials kontrollieren und auf einfache Weise eine Nachbestellung für einen Verbrauchszeitraum von ein bis zwei Wochen auslösen. In den Anfängen erfolgte dies mittels vorbereiteter Formulare, mit denen der Bedarf aufgenommen und per Fax oder Telefon an Servicemitarbeiterinnen von Aescologic übermittelt wurde.

Kunden bevorzugen automatische Bestellerfassung

Schnell zeigte sich, dass diese Handhabung zwar akzeptiert wurde, die Kunden aber nicht begeisterte. In Gesprächen mit dem Systemhaus Abakus Projektmanagement, welches auch die Webshop-Software für Aescologic erstellt hat, wurde die Problematik der automatisierten Bestellerfassung diskutiert und als erste elektronische Lösung handelsübliche PDA mit praxisspezifischen Erfassungsformularen angeboten.

Die praktischen Handcomputer, die leihweise überlassen werden, führten direkt zu einer höheren Akzeptanz des Bestellsystems. Die erfassten Daten mussten jedoch vom PDA auf einen PC übertragen und dann von diesem aus, nach Durchsicht und Korrektur am Bildschirm, an das Bestellsystem von Aescologic übertragen werden.

Bestellerfassung per Netbook besser als der PDA

In einem weiteren Schritt wurden die PDA durch moderne Netbooks ersetzt, die eine komfortablere Bestellerfassung, eine Kontrolle der Daten und eine direkte Übertragung der Bestellung erlaubten. Doch auch diese Lösung zeigte in der praktischen Anwendung zunächst noch Schwächen.

So passierte es immer noch zu häufig, dass Artikel bei der Bestellung vergessen oder in zu großen Mengen geordert wurden. Die subjektive Einschätzung des Bedarfs durch die zuständige Arzthelferin war einfach keine konstante Größe.

Kombination aus Bedarfserfassung per Netbook und Bestellungsabgleich via Internet

Erst die Kombination aus Bedarfserfassung per Netbook und Bestellungsabgleich via Internet kam der heute praktizierten Lösung nahe. Über einen persönlichen Account können Arzt oder Helferin die vorbereitete Bestellung im Webshop betrachten und korrigieren. Dabei werden von Aescologic bei bestimmten, in der Vergangenheit mehrfach bestellten Verbrauchsartikeln optimale Mengen vorgeschlagen und sogenannte Favoriten- oder Rennerlisten angezeigt.

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