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Lagerbestände

Versorgungssicherheit mit System

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EDV-Leiter Dirk Petersen sieht in der Verbindung zwischen seinem ERP-System und der Webshop-Software von Abakus den Durchbruch zum neuen Bestellsystem: Heute bietet sein Unternehmen den Kunden über den Webshop übersichtliche Statistiken über den Verbrauch sämtlicher Produkte. Aescologic berechnet permanent die Verbrauchsmengen der letzten 26 Wochen und bildet daraus Sollmengen mit Mindest- und Höchstwerten pro Artikel.

Jochen Schweden ergänzt, dass der letzte Schritt derjenige sei, dem Kunden auch noch den Bestellvorgang abzunehmen. Damit sei die Dienstleistung gegenüber der Arztpraxis abgerundet und man profitiere davon, es selbst in der Hand zu haben, den günstigsten Bestellmoment zu bestimmen.

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Die Bestellmengen werden automatisch ermittelt

Zu den Voraussetzungen, für den Kunden das komplette Verbrauchsmaterialmanagement zu übernehmen, gehört, dass die Praxis oder Klinik ein planbares Sortiment nutzt, ein für Aescologic zugängliches Lager hat, das groß genug für einen zweiwöchigen Bedarf ist, und dass der Kunde auch bereit ist, sich bei Bestellentscheidungen unterstützen zu lassen.

Ein Großteil der Kunden hat das neue System heute bereits im Einsatz. Dabei übernehmen in der Regel speziell geschulte Auslieferungsfahrer von Aescologic wöchentlich die Kontrolle der Lagerbestände mittels handlicher Barcodescanner. Dies geschieht in wenigen Augenblicken, nachdem die in der Vorwoche bestellte Ware ins Lager eingeräumt wurde.

Regelmäßige Erfassung aller Lagerpositionen bringt Transparenz des Verbrauchs

Durch die regelmäßige Erfassung aller Lagerpositionen wird eine hohe Transparenz des tatsächlichen Verbrauchs erreicht, was wiederum die Prognose des Bedarfs erleichtert und die Verfügbarkeit des Materials bei minimalen Beständen stets verbessert. Bei dieser Lösung ist das Personal des Kunden von jeglicher Mitarbeit beim Lagermanagement entlastet; es kann jedoch über den Webshop Einsicht in den Beschaffungsprozess nehmen und gegebenenfalls korrigierend eingreifen. In einigen Ärztehäusern und Kliniken mit größeren Lagern wird die automatisierte Bestellmengenermittlung nicht vom Fahrer, sondern von einer für das Lager verantwortlichen Mitarbeiterin durchgeführt, die zu diesem Zweck ein Barcodescanner-Terminal erhält.

Im Gegensatz zu früheren Lösungen ist der Investitionsbedarf der automatisierten Lösung in neue Hardware gering. Nur die Auslieferungsfahrer und einige Großkunden erhalten die neuen Barcodescanner-Terminals. Dafür ist jedoch der organisatorische Aufwand zur Vorbereitung der neuen Verbrauchsmaterialmanagement-Lösung höher.

Kunden müssen Sollbestandsmengen vereinbaren

Zunächst beim Kunden: Für das komplette Verbrauchsmaterialsortiment müssen Sollbestandsmengen vereinbart und entsprechende Lagerflächen eingerichtet werden. Jeder Lagerplatz wird mit einem von Aescologic bereitgestellten Etikett gekennzeichnet. Das Label enthält neben dem Barcode des Artikels seine Bezeichnung und die vorgesehene Sollmenge. Damit ist der spätere Abgleich zwischen Soll- und Istbestand einfach per Sichtprüfung möglich.

Im Kundencenter von Aescologic werden für die teilnehmenden Praxen die Sollbestandsmengen aller benötigten Artikel im ERP-System angelegt und über die Webshop-Software für die Kunden transparent gemacht. Gleichzeitig wird hinterlegt, mit welchem Handscanner welcher Benutzer für welche Praxis bestellen darf.

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