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Anlageninventur

Fehlerfreie Anlageninventur in ganz kurzer Zeit

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Schnelle Datenerfassung bei der Inventur durch die Aufnahmeleiter in der Hälfte der Zeit erledigt

Der Prozess verläuft seit diesem Zeitpunkt wie folgt: Der gesamte Anlagenbestand (damaliger Stand rund 39.000 Vermögensgegenstände) wird auf das Intermec-Handheld geladen. Dieser Vorgang dauert rund 15 min. Jede Abteilung/Einrichtung bestimmte im Vorfeld einen Verantwortlichen für die Inventur, den sogenannten Aufnahmeleiter, und ein oder mehrere Aufnahmeteams.

Bevor die ersten Gegenstände erfasst werden, muss sich der jeweilige Bediener am Gerät anmelden. Dann geht das Aufnahmeteam zum ersten Raum, tippt die Standort- und Raumnummer ins Handheld ein und beginnt die Barcodes der jeweiligen Gegenstände im Raum einzuscannen. Jeder Scan wird dabei mit einem Zeitstempel versehen. Sind alle Geräte im Raum erfasst, wird der nächste Raum besucht. Wenn alle Räume durchlaufen und schließlich alle Gegenstände erfasst sind, wird der Scanner an die zentrale Anlagenbuchhaltung zurückgeschickt beziehungsweise persönlich abgegeben.

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Neben dem Zurückspielen der Daten per Docking-Station wäre der Vorgang auch per Webservice möglich. Dabei werden die Daten drahtlos per WLAN ins SAP-System zurückgespielt. Die Ergebnisse begeisterten die LWL-Mitarbeiter. Eine Inventur pro Standort war nun in ein bis zwei Wochen erledigt. Das zusätzliche Nachbearbeiten im LWL betrug maximal zwei bis drei Tage. Diesem entsprach eine Aufwandsverringerung um mehr als die Hälfte. Zudem wurden weniger Fehler registriert, da die händische Erfassung komplett einer automatisierten Erkennung gewichen ist. Die Investition hat sich definitiv gelohnt. Das Personal wird stark entlastet und kann sich jetzt wieder seinen Hauptaufgaben zuwenden. Die Inventur nimmt nun nicht mehr einen Großteil der Arbeitszeit ein.

Kurzfristige Reaktionen in der Einführungsphase erhöhen Akzeptanz der Mitarbeiter

Das LWL ist nicht nur mit dem System und den Intermec-Handhelds sehr zufrieden, sondern auch mit der Beratung und Unterstützung durch Opal. Anfangs hatten die Mitarbeiter des LWL noch viele Fragen und einige Bugs mussten ausgemerzt werden. Diesbezüglich hat Opal immer sehr kurzfristig reagiert und entsprechend geholfen. Dazu gehörte beispielsweise ein Software-Update, welches zur Feinjustierung auf die Handhelds gespielt wurde. Zudem veranstaltete Opal zu Beginn der Einführung eine Informationsveranstaltung für die rund 25 Aufnahmeleiter des LWL-Anlagevermögens, um die technischen Details zu erläutern.

Opal liefert grundsätzlich Standardmodule, die an den jeweiligen Kunden angepasst werden. Der Kunde kann dafür auch selber Ideen entwickeln und einbringen. Dadurch wächst die Software kontinuierlich und wird auch intelligenter. Zudem entwickelt Opal die Software stetig weiter und bietet Software-Updates an, die einfach per USB oder Ethernet eingespielt werden können. Ein mögliches Update soll laut Aussage der LWL-Finanzabteilung künftig die Erfassung von Anmerkungen zu beispielsweise defekten Vermögensgegenständen sein.

* Michael Vollmer ist Key-Account-Manager bei der Opal Associates GmbH in 78479 Reichenau; Martin Farjah ist PR-Berater bei der Profil Marketing OHG in 38106 Braunschweig

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