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Anlageninventur Fehlerfreie Anlageninventur in ganz kurzer Zeit

| Autor / Redakteur: Michael Vollmer und Martin Farjah / Dipl.-Betriebswirt (FH) Bernd Maienschein

Um den Inventurprozess zu beschleunigen und manuelle Fehler zu verringern, hat der Landschaftsverband Westfalen-Lippe Barcodescanner von Intermec eingesetzt. Dafür implementierte Opal eine eigens entwickelte Anlageninventurlösung mit Integration zum vorhandenen SAP-System sowie die Inventursoftware.

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LWL-Landeshaus: Der Landschaftsverband Westfalen-Lippe profitiert vom Einsatz der Intermec-Handhelds in Verbindung mit dem automatisierten Inventursystem von Opal.
LWL-Landeshaus: Der Landschaftsverband Westfalen-Lippe profitiert vom Einsatz der Intermec-Handhelds in Verbindung mit dem automatisierten Inventursystem von Opal.
(Bild: Thorsten Arendt)

Der Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) ist ein kommunaler Verband, der überörtliche Aufgaben der Kommunen auf dem Gebiet Soziales, Jugend, Schulen und Kultur übernimmt. Mitglieder des LWL sind die neun kreisfreien Städte und 18 Kreise in Westfalen-Lippe. Insgesamt sind beim Verband rund 13.000 Beschäftigte für die 8,3 Mio. Menschen in der Region angestellt. Der LWL betreibt 35 Förderschulen, 21 Krankenhäuser, 17 Museen und ist einer der größten deutschen Zahler von Hilfe für Menschen mit Behinderung.

Erstinventur zeigt enormen Zeitaufwand für das Vorhaben

Jede der angeschlossenen Einrichtungen sowie der LWL selbst sind per Gesetz dazu verpflichtet, eine sogenannte Anlageninventur durchzuführen, bei der alle Gegenstände körperlich erfasst werden, die länger als zwölf Monate im Betrieb sind. Dazu gehören beispielsweise die unterschiedlichen Einrichtungsgegenstände sowie die technische Ausstattung. Das Ergebnis zeigt den aktuellen Istbestand auf und wird mit dem buchhalterischen Sollbestand verglichen. Aus den Zahlen lassen sich die möglichen Differenzen aufzeigen, deren Ursachen nachverfolgen und entsprechende Korrekturen in der Anlagenbuchhaltung vornehmen.

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Im Rahmen der Einführung des neuen kommunalen Finanzmanagements musste der LWL erstmalig bis zum 1. Januar 2008 sein gesamtes Anlagevermögen körperlich aufnehmen. Bei dieser Erstinventur und den darauf folgenden laufenden Inventuren zeigte sich allerdings, dass das Vorhaben enorm zeitintensiv war. Die zahlreichen Abteilungen und Einrichtungen des LWL sowie die damit verbundene hohe Anzahl von Vermögenswerten erforderten für die Inventur einen Zeitrahmen von mehreren Monaten.

Erfassung des Anlagevermögens in Zähl- und Excel-Listen

Im Rahmen einer Erstinventur wurde das gesamte Anlagevermögen des LWL körperlich aufgenommen, in Zähllisten und Excel-Dateien dokumentiert und anschließend in die SAP-Anlagenbuchhaltung FI-AA übernommen. Die Weiterführung des Bestandes wurde mithilfe der SAP-Anlagenbuchhaltung gewährleistet.

Der Prozess für die nächsten laufenden Inventuren lief bislang folgendermaßen ab: Der Gesamtbestand wurde von den zuständigen Mitarbeitern der zentralen Anlagenbuchhaltung aus dem SAP-System heruntergeladen und in Excel-Listen gespeichert. Die einzelnen Excel-Listen beinhalteten die jeweiligen Vermögensgegenstände einer speziellen Einrichtung. Diese Excel-Liste wurde im Folgenden an jede Einrichtung per Mail geschickt. In der entsprechenden Einrichtung wurde die Liste ausgedruckt und mit dieser sogenannten Zählliste der Istbestand aufgenommen. Jeder Gegenstand trug damals ein Etikett mit einer Inventarnummer, welche die Verbindung zwischen tatsächlichem und buchhalterischem Bestand darstellte. Sofern der Gegenstand vorhanden war, wurde ein Haken gesetzt, andernfalls eine Bemerkung notiert.

Die Ergebnisse der Zähllisten wurden schließlich in die ursprüngliche Excel-Datei übertragen. Die zentrale Anlagenbuchhaltung erhielt per Mail die Excel-Datei mit den eingetragenen Inventurdaten zurück, überprüfte die Liste auf Vollständigkeit, ermittelte die Differenzen zwischen tatsächlichem und buchhalterischem Bestand und nahm entsprechende Anpassungen in der Anlagenbuchhaltung vor.

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