Grundlagen

Wie führt man eine Inventur durch: Beispiele, Arten, Vorschriften

| Redakteur: Sebastian Hofmann

Inventuren helfen dabei, Produktperformances zu überprüfen, Preisstrategien zu testen und den Schwund zu indentifizieren.
Inventuren helfen dabei, Produktperformances zu überprüfen, Preisstrategien zu testen und den Schwund zu indentifizieren. (Bild: ©Jacob Lund - stock.adobe.com)

Ziel der Inventur ist es, das Inventar eines Betriebs zu erfassen und aufzulisten. Prinzipiell gibt es zwei Arten: die körperliche und die buchmäßige Inventur.

Bei der Inventur wird das Hab und Gut, also das Vermögen und die Schulden eines Unternehmens, entweder zu einem bestimmten Stichtag oder laufend aufgelistet. Es gibt eine reine körperliche und eine buchmäßige Inventur. Während bei der körperlichen Inventur sämtliche Gegenstände wie Waren, Anlagen oder Maschinen gezählt werden, werden bei der Buchinventur die Guthaben und Schulden, Forderungen und Verbindlichkeiten notiert. Alles zusammen bildet schließlich das Inventar, ein Bestandsverzeichnis, in dem alle Vermögenswerte einer Firma aufgeführt sind.

Was versteht man unter einer Inventur?

Bei der Inventur werden nicht nur sämtliche vorhandenen Bestände an Waren, Maschinen und Anlagen im Unternehmen gezählt und erfasst, sondern auch das immaterielle Vermögen, also die Schulden und die Vermögenswerte. Alles, was zum sogenannten Inventar gehört, kommt auf die Inventurliste. Das juristische Fundament der Bestandserfassung bildet das Handelsgesetzbuch. Es verpflichtet Kaufleute zur Durchführung der Inventur und weist sie als Bestandteil einer ordnungsgemäßen Buchführung aus. Verankert ist darin auch, wann eine Inventur stattzufinden hat:

  • wenn ein Unternehmen neu gegründet wird
  • wenn der Besitzer wechselt
  • wenn es eine Übernahme des Betriebs gibt oder wenn der Betrieb geschlossen wird
  • und standardmäßig am Ende eines Geschäftsjahrs.

Kommt es zu Differenzen zwischen den Soll- und den Ist-Beständen, müssen die Sollbestände korrigiert werden. Ebenso muss diese Differenz in der Gewinn- und Verlustrechnung entsprechend einbezogen werden.

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Warum muss man Inventuren durchführen?

Inventuren erlauben einen guten Überblick über das Unternehmen. Stellt sich eine Differenz zwischen den Soll- und Ist-Werten bei Waren heraus, kann das auf unterschiedliche Probleme hinweisen. So geht man dann am besten vor:

  • 1. Den Schwund identifizieren: Wer sein Unternehmen im Einzelhandel führt, weiß, dass immer wieder Waren durch Diebstahl abhanden kommen. Das führt zu Differenzen bei der jährlichen Inventur. Auch wenn sich Diebstähle nicht vollständig verhindern lassen, lässt sich damit einschätzen, ob sich Sicherheitsmaßnahmen lohnen. Außerdem treten in diesem Schritt etwaige Beschädigungen an Waren oder sogar fehlende Bestellungen zutage.
  • 2. Differenzen vorbeugen: Sind fehlende Bestände identifiziert, zeigt sich diese Differenz auch am fehlenden Umsatz beziehungsweise am Gewinn. Wer seine gesteckten Geschäftsziele tatsächlich erreichen möchte, sollte diese Differenzen so früh wie möglich identifizieren. Dann ist ein Umsteuern noch möglich.
  • 3. Produktperformance ermitteln: Das Wissen, welche Waren schnell und welche langsam verkauft werden, hilft bei der Planung. Liegen Waren lange im Regal, lassen sich diese vielleicht mit entsprechenden Rabatten schneller verkaufen. Manchmal hilft es auch, die Präsentation von Waren zu verbessern.
  • 4. Die Bestellung der Waren optimieren: Mit regelmäßigen Inventuren können Knappheiten identifiziert und rechtzeitige Bestellungen veranlasst werden. Wurde Ware während eines Transportes beschädigt, steht diese noch als verfügbare Ware in den Büchern – Inventuren decken diese Ungereimtheiten auf.
  • 5. Die Preisstrategie überprüfen: Regelmäßige Inventuren helfen, das Vermögen im Auge zu behalten. Dadurch können Gewinne und Umsätze einfach analysiert, sowie die Preispolitik entsprechend angepasst werden.

So läuft eine manuelle Inventur ab

Vor der Inventur: Steht das Datum fest, hilft ein Zeitplan dabei, den Ablauf klar zu strukturieren. Dabei ist zunächst festzulegen, ob die Produktion oder der Verkauf während der Inventur weiterläuft, reduziert weiterläuft oder geschlossen wird. Für jeden Abschnitt oder Bereich wird ein Verantwortlicher bestimmt. Je nach Größe des Unternehmens werden einzelne Bereiche festgelegt, die Bestände darin geordnet und aufgeräumt. Ist Ware oder anderes Inventar defekt, beschädigt oder abgelaufen, werden diese separiert.

Benötigte Hilfsmittel:

  • Formulare für die Aufnahme der Waren, Maschinen und Anlagen
  • Inventurprotokolle
  • Listen für Waren, die während der Inventur verkauft oder von denen Lieferungen erwartet werden
  • Stifte, Zettel, Waagen, Leitern, Taschenrechner
  • Das Personal, das im jeweiligen Bereich die Inventur durchführt, muss entsprechend eingewiesen werden

Während der Inventur: Der Inventurleiter schließt den jeweiligen Aufnahmebereich: Alle Waren müssen an Ort und Stelle bleiben.

Diese Regeln machen das Zählen einfacher:

  • 1. Die Waren in jedem Regal werden von oben nach unten und von links nach rechts gezählt
  • 2. Ein Mitarbeiter zählt, ein Mitarbeiter schreibt alles auf: Neben der Bezeichnung der Artikel wird die Warengruppe notiert, die Menge, das Alter und der Preis der Produkte.

Nach Beendigung der Inventur: Wurden alle Warenbestände, Maschinen und Anlagen gezählt, werden die ausgefüllten Inventurlisten einem Prüfer vorgelegt. Dieser achtet darauf, dass sowohl der Zähler als auch der Schreiber ihre Unterschriften geleistet haben. Er prüft auch, ob die Listen vollständig und lesbar sind.

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Welche Inventurarten gibt es?

Die Stichtagsinventur: Diese wird an einem ganz bestimmten Stichtag durchgeführt. Sämtliche Bestände werden gezählt und in ihrer Gesamtheit erfasst und dabei in Listen eingetragen. Die eigentliche Aufnahme der Bestände muss nicht am Stichtag selbst erfolgen, sondern kann bis zu zehn Tage vor oder nach diesem Stichtag geschehen. Werden in dieser Zeit Waren ge- oder verkauft, gibt es also Zu- oder Abgänge, werden diese mit den entsprechenden Belegen erfasst, fortgeschrieben oder zurückgerechnet. Sämtliche Waren werden mit ihrem Einkaufswert notiert. Falls die Bestände so groß sein sollten, dass eine Aufnahme nicht zum eigentlichen Stichtag möglich ist, kann eine sogenannte verlegte Inventur stattfinden.

Die zeitversetzte Inventur (auch verlegte Inventur): Bei dieser Inventurart ist der Zeitraum der Durchführung deutlich größer. Die eigentliche Inventur kann bis zu drei Monate vor und zwei Monate nach dem Stichtag durchgeführt werden. Damit hat das Unternehmen fünf Monate Zeit. Wer eine solche Inventurart nutzen möchte, muss das beim Finanzamt beantragen.

Die permanente Inventur: Bei dieser Inventurart werden die gesamten Bestände nicht zu einem bestimmten Stichtag notiert, sondern während des gesamten Geschäftsjahres. Zum Stichtag werden die Bestände ins Inventar überführt. Für diese Inventurart müssen ein sogenanntes Lagerbuch, sowie sämtliche Belege für Zu- und Abgänge ordentlich geführt werden. Einmal jährlich muss der Sollbestand aus der Lagerbuchhaltung mit dem tatsächlich vorhandenen Bestand verglichen werden. Das geschieht in der Regel über eine körperliche Inventur.

Die Stichprobeninventur: Wie der Name verrät, darf bei diesen Inventurarten anhand von Stichproben eine Hochrechnung durchgeführt werden. Auch hierfür ist eine Genehmigung des Finanzamtes erforderlich.

Die Buchinventur: Mit der Buchinventur werden all diejenigen Vermögenswerte und das Inventar notiert, die sich nicht durch eine körperliche Inventur erfassen lassen.

Die körperliche Inventur: Mit dieser Inventurart wird das gesamte betriebliche Vermögen festgestellt, dass sich zählen, wiegen oder messen lässt. Ein Einzelhändler zählt sämtliche Waren, der Optiker die Fassungen, Gläser und sonstiges Zubehör und der Computerhändler seinen gesamten Lagerbestand. Diese Inventurart ist sehr genau, allerdings auch sehr aufwändig.

Gesetzliche Vorschriften und Ziele von Inventuren

Die Abgabenverordnung verpflichtet in §140 und §141, und das Handelsgesetzbuch in §240 zur Durchführung einer Jahresinventur. Ohne eine solche Bestandsaufnahme des betrieblichen Vermögens ist kein Jahresabschluss möglich. Das heißt im Umkehrschluss aber auch: Inventuren müssen Betriebe nur durchführen, wenn sie bilanzieren. Mit der Inventur wird schließlich nachgewiesen, dass die Buchführung ordnungsgemäß ist. Falls das nicht der Fall ist, kann das Finanzamt den betrieblichen Gewinn entweder teilweise oder sogar vollständig schätzen.

Als Ergebnis von Inventuren wird eine Inventarliste erstellt: In dieser sind sämtliche Gegenstände aufgelistet, die sich im Besitz des Unternehmens befinden, ganz egal, ob sie einen tatsächlichen Wert haben oder nicht. Diese Liste ist das sogenannte Inventar und muss vom Unternehmer selbst unterschrieben werden. Bei einer Prüfung muss anhand der Inventarliste festgestellt werden können, welche Mengen vorhanden sind und welche Werte diesen entsprechen. Deswegen muss jeder Eintrag im Inventar eindeutig sein und folgende Angaben enthalten:

  • Eine allgemein verständliche Bezeichnung nach Art, Größe und mit der entsprechenden Artikelnummer
  • die vorhandene Menge und den Wert der Maßeinheit

Die Inventur ist gesetzlich vorgeschrieben. Bei Nichteinhaltung drohen empfindliche Konsequenzen.
Die Inventur ist gesetzlich vorgeschrieben. Bei Nichteinhaltung drohen empfindliche Konsequenzen. (Bild: ©industrieblick - stock.adobe.com)

Der Umfang von Inventuren

Wird eine Inventur durchgeführt, sind die Bestände nach Bereichen und Räumen getrennt aufzunehmen, wie beispielsweise Lager, Werkstatt, Schaufenster oder Verkaufsraum. Sämtliche Betriebs- und Hilfsstoffe müssen ebenfalls in die Inventarliste aufgenommen werden. Hierbei kann der Bestand auch geschätzt werden. Es ist zwischen fertigen und unfertigen Erzeugnissen zu unterscheiden. Sind Erzeugnisse noch in der Fertigung, sollte der Fertigungsgrad im Inventar notiert werden. Auch wertlose beziehungsweise minderwertige Waren müssen in das Inventarverzeichnis aufgenommen werden. Diese Waren können gegebenenfalls mit einem Wert von 0 Euro bewertet werden.

Grundsätzlich gilt: Im Inventarverzeichnis müssen alle beweglichen Gegenstände des betrieblichen Anlagevermögens notiert werden. Das umfasst auch die Anlagen, Maschinen und Gegenstände, die bereits steuerlich abgeschrieben wurden. Sind Wirtschaftsgüter von einem geringeren Wert, können diese in einem speziellen Verzeichnis erfasst werden. Werden Fahrzeuge, beispielsweise Lkw oder Pkw betrieblich genutzt, gehören diese ebenfalls zum Inventar. Bei einer ordnungsgemäß durchgeführten Inventur muss der Kilometerstand zum Stichtag ebenfalls aufgenommen werden. Ebenso sind sämtliche Verbindlichkeiten und Forderungen niederzuschreiben, jeder Schuldwechsel und jeder Besitz müssen einzeln erfasst werden.

Die Bewertungsverfahren bei Inventuren

  • 1. Einzel- oder Gruppenbewertung: Jeder Gegenstand, der dem Unternehmen gehört, ist bei der Inventur einzeln aufzuführen und muss entsprechend bewertet werden. Ist die Buchführung des Unternehmens ordnungsgemäß, können gleichartige Gegenstände zu einer Gruppe zusammengefasst und mit einem Durchschnittswert bewertet werden.
  • 2. Festwert: Werden Hilfs- und Betriebsstoffe regelmäßig ersetzt und ist der gesamte Wert nachrangig, können sie bei den unterschiedlichen Inventurarten mit einem gleichbleibenden Wert und einer gleichbleibenden Menge angesetzt werden. Das gilt vor allen Dingen, wenn sie im gesamten Wert und der Größe ihres Bestandes nur geringen Schwankungen unterliegen. Dann müssen sie nicht jährlich erfasst werden, sondern nur an jedem dritten Stichtag überprüft werden.

Woher kommen Inventurdifferenzen?

Weicht der bei der Inventur gezählte Ist-Bestand vom buchhalterischen Warenbestand ab, wird diese Differenz als Inventurdifferenz bezeichnet. Eine solche Differenz kann entstehen, wenn der Warenbestand nicht ordnungsgemäß in den Büchern geführt wird oder wenn die Waren mit fehlerhaften Preisen ausgezeichnet werden. Bruch, verdorbene Waren und Diebstähle können ebenfalls zu Inventurdifferenzen führen.

Wird bei einer Inventur eine Inventurdifferenz festgestellt, heißt das zunächst nur, dass ein bestimmter Geschäftsvorfall nicht ordnungsgemäß verbucht wurde. Das geschieht entweder aus Nachlässigkeit oder aufgrund äußerer Wirkungen.

  • Diebstähle durch Kunden oder Personal
  • Bruch, Schwund oder Verderben von Waren
  • Fehler bei der Einnahme von Bargeld
  • Fehler beim Scannen der Preise
  • Die eigentliche Inventur wurde nicht ordnungsgemäß durchgeführt

Wie können Unternehmen Inventurdifferenzen vorbeugen?

Laut Statistik entsteht täglich ein Verlust von fast 7 Mio. Euro allein durch Diebstahl aus Verkaufsräumen, Lager oder Zwischenlagern. Wer als Einzelhändler seinen Verlust minimieren und damit Inventurdifferenzen vorbeugen möchte, kann vorbeugende Maßnahmen ergreifen:

  • Überwachung durch Kameras
  • Schulungen des Personals
  • Auswertung der Bons und Daten der Warenwirtschaftssysteme
  • Warensicherungen
  • Verkaufsträger, die den Diebstahl hemmen
  • Detektive
  • Testkäufe
  • Türsteher
Push für die Drohnenforschung

Drohnen

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Software für Inventuren

In jedem kaufmännisch geführten Unternehmen muss eine Inventur durchgeführt werden. Entsprechende Software kann da sehr hilfreich sein. Sind die Waren mit Barcodeetiketten versehen, brauchen sie nur mit einem Scanner oder dem Smartphone erfasst und in einer zentralen Datenbank gespeichert werden. Die gesamte Inventarliste ist ebenso wie die Kundendaten und andere Unterlagen dann immer griffbereit. Trotzdem ersetzt eine solche Software nicht die körperliche Bestandsaufnahme der Inventur.

Diese Unternehmen bieten Software für die unterschiedlichen Inventurarten an:

  • Lexware
  • Deltasoft
  • JTL Software
  • Canvus Applications
  • Inventarum

Weitere Quellen zum Thema Inventur

  • In unserem Themenkanal gibt es stets die aktuellsten Infos zum Thema
  • Auf dem Rechnungswesen-Portal werden viele Fragen und Antworten rund um Inventuren beantwortet
  • Im Gabler Wirtschaftslexikon ist neben der ausführlichen Definition auch eine grafische Übersicht über die Inventurarten zu sehen

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