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Anlageninventur

Fehlerfreie Anlageninventur in ganz kurzer Zeit

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Die Differenzen haben immer verschiedene Gründe. So kommt es vor, dass Vermögensgegenstände in ein anderes Gebäude verlegt werden, die Standortänderung jedoch der zentralen Anlagenbuchhaltung nicht mitgeteilt wird. Das Gleiche gilt für defekte oder gestohlene Gegenstände, deren Abgang nicht gemeldet wurde. Neben der langwierigen Inventur war die eben beschriebene Recherche ebenfalls sehr zeitaufwendig.

Neue Inventaretiketten führen jetzt auch einen Barcode

Wie bereits erwähnt, nahm die händische Inventur pro Abteilung oder Einrichtung rund ein bis zwei Monate in Anspruch. Für die anschließende Nachbearbeitung in der zentralen Anlagenbuchhaltung konnten weitere Wochen angerechnet werden. Ein deutlich zu zeitintensiver Prozess für das Erfassen des Anlagevermögens. Zudem war die Auswertung der Excel-Listen sehr unübersichtlich und manuelle Fehler waren nicht ausgeschlossen. Ein erster Schritt zu einer klareren und übersichtlicheren Darstellung der Inventurergebnisse wurde ab dem 1. Januar 2009 vorgenommen. Der LWL entschied sich, alle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens mit neuen Inventaretiketten zu versehen. Diese führten neben der Seriennummer sowie der SAP-Anlagennummer in Klarschrift nun auch einen Barcode. Die Barcode-Nummer war ab diesem Zeitpunkt gleich der SAP-Anlagennummer.

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Die Etiketten wurden in der Druckerstation erstellt. Für den Einsatz im LWL mit den dazugehörenden Einrichtungen mussten diese kratz- und wischfest sein, da sie zum Beispiel in Werkstätten, Klassenzimmern oder Ausstellungsräumen der Museen oft stark beansprucht werden.

Die Einführung der neuen Etiketten war gleichzeitig der Initiator für weitreichende Veränderungen und erstmalig wurde über eine automatische Erfassung der Vermögensgegenstände nachgedacht. Denn neben einer Reduzierung des Zeitaufwandes für die Durchführung der Anlageninventur vor Ort sollte die Inventur auch mit weniger Personal durchführbar sein. Einhergehen sollten damit eine bessere Motivation und mehr Akzeptanz für die Inventur in den dezentralen Bereichen. Wichtig war zudem eine Reduzierung des Zeitaufwandes für die Vor- und Nachbereitung in der zentralen Anlagenbuchhaltung.

Technische Beratung durch Experten im Auto-ID-Bereich

Der LWL entschied sich letztendlich für Barcodescanner und kontaktierte dafür den Auto-ID-Experten Opal Associates. Gewünscht wurde eine Lösung, die eine übersichtliche und einfache Handhabung des Barcodescanners sowie die Anbindung an die vorhandene SAP-Schnittstelle bot. Alle Stammdaten der Anlagenbuchhaltung sollten direkt von der SAP-Anlagenbuchhaltung auf den Barcodescanner – ohne vorherige Speicherung und Überarbeitung der Daten auf externen Excel-Dateien – gespeichert und im Rahmen der Inventur abgefragt werden können. Umgekehrt sollte auch das Einspielen der Inventurdaten direkt vom Barcodescanner in das SAP-System möglich sein. Das Herunterladen der Inventurlisten auf den Barcodescanner sollte online über einen Webservice erfolgen. Zudem sollte der zusätzliche Programmieraufwand möglichst gering gehalten werden. Opal konnte eine fertige Software mit einer Schnittstelle zu SAP-FI-AA anbieten, sodass nur noch kleinere, den Anforderungen des LWL entsprechende individuelle Anpassungen notwendig waren. Nicht zuletzt spielte natürlich auch das Preis-Leistungs-Verhältnis eine Rolle bei der Auswahl.

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