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Effiziente Prozesskommunikation Automatisierung von Bestellprozessen mit Intelligent Capture

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Die Retarus Intelligent Capture Services erfassen eingehende Geschäftsdokumente automatisiert, lassen sich unkompliziert an bestehende Prozesse anbinden und beschleunigen Supply-Chain-Prozesse spürbar.

Auch nicht EDI-fähige Lieferanten und Kunden lassen sich binnen kürzester Zeit nahtlos an bestehende Prozesse anbinden.
Auch nicht EDI-fähige Lieferanten und Kunden lassen sich binnen kürzester Zeit nahtlos an bestehende Prozesse anbinden.
(Bild: (c) 2020 Gorodenkoff/Shutterstock)

Lieferprozesse sind heute zu großen Teilen digitalisiert: vom Online-Bestellformular über die Lagerplanung und Logistik bis hin zur Abrechnung mittels ERP. Auch der Kontakt mit Lieferanten und Kunden erfolgt in der Regel vollautomatisiert per elektronischem Austausch strukturierter Daten (EDI). Doch während die Digitalisierung bei größeren Firmen oder internationalen Konzernen weit fortgeschritten ist, gilt dies nicht zwangsläufig auch für deren Partner. Unerwünschte, aber unvermeidliche Medienbrüche sind die Folge. Denn insbesondere kleinere, hochspezialisierte Unternehmen verfügen häufig nicht über die technischen und finanziellen Möglichkeiten, um Daten per EDI strukturiert an Business-Anwendungen übermitteln zu können. Bei der Abwicklung von Aufträgen greifen sie stattdessen häufig auf vordefinierte, papiergebundene Bestellvordrucke oder PDF-Formulare zurück, die dann per Fax oder E-Mail versendet und aufwendig manuell erfasst werden müssen. Dies verursacht Kosten, führt zu Prozessverzögerungen und sorgt nicht selten für Erfassungsfehler. Hier kommen die Intelligent Capture Services von Retarus ins Spiel, mit denen sich auch nicht EDI-fähige Lieferanten, Kunden oder neue Tochterfirmen binnen kürzester Zeit nahtlos an bestehende Prozesse anbinden lassen. Die Cloud Services unterstützen alle gängigen Schnittstellen, ERP-Systeme und Dateiformate. So entstehen für Partner keinerlei Kosten oder systembedingte Einschränkungen: Sie nutzen bestehende Workflows einfach weiter.

Innovative Dokumentenerfassung mittels KI und Machine Learning

Die Cloud-Dienste erfassen automatisiert per E-Mail oder Fax eingehende Geschäftsdokumente und machen diese Daten mithilfe einer leistungsstarken Intelligent Document Recognition (IDR), die auf mehreren OCR-Engines basiert und innovative KI-Techniken nutzt, vollständig maschinell lesbar. Die intelligente Texterkennung der Retarus Intelligent Capture Services unterstützt aktuell 14 Sprachen und ist somit auch für den Einsatz im internationalen Business-Umfeld bestens geeignet. Ein Stammdatenabgleich sowie automatisch lernende Regelwerke und Prüfmechanismen (Machine Learning) sorgen für äußerst hohe Datenqualität mit einer Erkennungsrate von bis zu 98 Prozent. Falls einzelne Informationen einer eingehenden Bestellung oder Rechnung, etwa aufgrund unleserlicher Handschriften, nicht erkannt werden sollten, werden diese mit einem Sperrvermerk versehen. Dadurch ist im ERP-System sofort ersichtlich, dass eine manuelle Nachbearbeitung erforderlich ist. Das Originaldokument sendet Retarus dem zuständigen Mitarbeiter automatisiert als PDF zu. Im PDF sind alle nicht erkannten und zu prüfenden Bereiche deutlich hervorgehoben. Für Sachbearbeiter wird die manuelle Nachbearbeitung dadurch deutlich erleichtert, da sie nicht das gesamte Dokument, sondern lediglich fehlerhafte Informationen erneut prüfen müssen. Optional übernimmt Retarus die manuelle Nachbearbeitung und bietet dabei eine Erkennungsrate von 100 Prozent (Human in the loop).

Deutliche Kostenreduzierung dank Prozessautomatisierung

Mit den Retarus Intelligent Capture Services erhöhen Unternehmen den Automatisierungsgrad ihrer Geschäftskommunikation und profitieren von einer effizienten und zuverlässigen Prozessautomatisierung entlang der gesamten Lieferkette. Zudem führt die automatisierte Verarbeitung von Geschäftsdokumenten zu einem reibungsloseren Cashflow und ermöglicht Kostensenkungen von rund 60 Prozent im Vergleich zur manuellen Auftragsabwicklung. Dabei sind Unternehmen auch in puncto Datenschutz, gesetzlichen Vorgaben und Compliance auf der sicheren Seite. Retarus setzt gezielt auf Local Processing, verarbeitet alle Daten in selbst betriebenen, auditierbaren Rechenzentren und erfüllt branchenspezifische Standards, die Anforderungen der DSGVO sowie höchste Compliance-Anforderungen.

Ergänzendes zum Thema

Retarus Intelligent Capture Service

Vorteile auf einen Blick:

  • Innovative IDR-Technologie: Mit den Retarus Intelligent Capture Services erreichen Unternehmen maximale Erkennungsraten und minimieren die manuelle Nachbearbeitung. Damit verringern sie ihre Fehlerquote deutlich, vermeiden Retouren und sparen Kosten.
  • Unkomplizierte Integration: Die Retarus Intelligent Capture Services integrieren sich nahtlos in vorhandene System- und Prozesslandschaften. Unternehmen profitieren von einer vollautomatisierten Konvertierung und direkten Zustellung der erkannten Geschäftsdaten in ihre Business-Applikation.
  • Hohe Akzeptanz bei Geschäftspartnern: Nicht EDI-fähige Lieferanten und Kunden lassen sich schnell und unkompliziert an bestehende Prozesse anbinden, ohne deren Geschäftsabläufe zu beeinflussen. Durch die Retarus Intelligent Capture Services entstehen für Partner keinerlei Kosten oder systembedingte Einschränkungen.
  • Schnellerer Cashflow: Durch die deutlich beschleunigte Auftragsabwicklung können Deadlines, wie etwa Cut-off-Zeiten, selbst bei Kapazitätsengpässen leichter eingehalten werden. Aufträge lassen sich kurzfristig umsetzen, Daten erscheinen pünktlich im ERP.
  • Retarus Enterprise Cloud: Die Intelligent Capture Services sind Teil der Retarus Enterprise Cloud. Die Dienste lassen sich flexibel skalieren. Investitionen in Hard- und Software sowie Aufwände für Betrieb und Wartung entfallen.
  • Langjährige Branchenexpertise: Von Automotive und verarbeitender Industrie über Banken und Einzelhandel bis hin zu Pharma und Kosmetik: Unternehmen unterschiedlichster Branchen setzen bereits erfolgreich auf die maßgeschneiderten Services von Retarus.

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