Logistik IT

Die Komplexität in der Logistik reduzieren

| Autor / Redakteur: Martin Ortgies / Bernd Maienschein

Verpacken im Versandlager: Häufigere Lieferungen und kleinere Mengen bestimmen den Trend auch in der Logistik des Maschinen- und Anlagenbaus.
Verpacken im Versandlager: Häufigere Lieferungen und kleinere Mengen bestimmen den Trend auch in der Logistik des Maschinen- und Anlagenbaus. (Bild: Mercoline)

Viele inhomogene IT-Lösungen in der Logistik führen zu einer größeren Komplexität, steigendem Bearbeitungsaufwand und zu fehlender Transparenz und Compliance. Best-Practice-Beispiele zeigen, dass die Integration der Logistikanwendungen in das ERP-System viele dieser Probleme sehr effizient lösen kann.

Laut einer aktuellen McKinsey-Studie sollen sich die Paketauslieferungen in Deutschland bis 2025 verdoppeln und Schnelllieferungen jährlich sogar um 40 % wachsen. Dies betrifft auch B2B-Bereiche wie den Maschinen- und Anlagenbau. Durch den Trend zur Losgröße 1, die Verarbeitung von Daten in Echtzeit, eine Just-in-Time-Vorratshaltung, zeitkritische Eilsendungen von Ersatzteilen sowie die stärkere Vernetzung mit Zulieferern wird die Logistik massiv herausgefordert.

Vielzahl inhomogener IT-Lösungen mit getrennter Datenhaltung

Die über viele Jahre gewachsenen Prozesse in den Logistikketten passen nicht mehr zu den gewachsenen Anforderungen komplexer, international vernetzter Märkte (Logistik 4.0). Die Zahl der Sendungen steigt und die Kartongrößen werden kleiner. Gleichzeitig erhöht sich der Informationsbedarf entlang der Supply Chain. Der Umfang der Bestell-, Liefer- und Tracking-Informationen explodiert geradezu. Das Problem: Viele der Daten befinden sich in getrennten Informationssilos spezieller Anwendungen wie der Kurier-, Express- und Paketdienstleister (KEP).

Viele Versender arbeiten mit den jeweils unterschiedlichen PC-Anwendungen ihrer Versanddienstleister. Durch die verschiedenen Benutzeroberflächen vervielfacht sich der Einarbeitungsaufwand für neue Mitarbeiter und schränkt die Flexibilität beim Arbeitseinsatz wesentlich ein. Die untereinander inkompatiblen PC-Anwendungen führen auch zu Problemen in der Datenhaltung, denn die Bearbeitungs- und Versandinformationen finden sich in getrennten Datenbanken.

Es existieren zwar Schnittstellen zu diesen KEP-Lösungen, sie sind aber häufig unidirektional, das heißt, es fließen zu wenig Informationen zurück ins ERP-System, wie beispielsweise wichtige Tracking-Informationen. Der Zugriff auf gesuchte Daten wird so erschwert, was insbesondere beim Trend zu schnellerem Datenaustausch in der vernetzten Lieferkette zum Problem wird. Außerdem werden wichtige Compliance-Anforderungen nicht abgedeckt, beispielsweise zur Nachweisführung bei umsatzsteuerbefreiten innergemeinschaftlichen Warenlieferungen in das EU-Ausland (Gelangensbestätigung).

Prüfung von Frachtkosten: Die verschiedenen PC-Anwendungen der KEP-
Dienstleister erschweren das Einarbeiten und schränken die Flexibilität ein.
Prüfung von Frachtkosten: Die verschiedenen PC-Anwendungen der KEP-
Dienstleister erschweren das Einarbeiten und schränken die Flexibilität ein. (Bild: Mercoline)

Gravierende Mängel in der Versandlogistik

Ein typisches Problem: Wenn ein Versender die Abrechnung seiner Transportdienstleister erhält, müssen bei beispielsweise 300 Sendungen pro Tag etwa 3000 Positionen pro Rechnung geprüft werden. Leider sind die Transportdaten der KEP-Dienstleister und die eigenen Bestelldaten nicht im gleichen Format und zudem in unterschiedlichen Datenbanken. Die Rechnungsprüfung beschränkt sich deshalb auf reine Stichprobenkontrollen. Bei näherer Betrachtung zeigt sich, dass in der gesamten Prozesskette von der Kalkulation bis zur Abrechnung der Frachtkosten viel Optimierungspotenzial besteht.

Ein Maschinenbauer verschickt jede Woche hundert Pakete an Kunden in aller Welt und nutzt für den Versand SAP ERP, erweitert um Logistik-Add-ons. Mit deren Hilfe lassen sich die Frachtkosten vorab präzise kalkulieren: Die Tarife verschiedener Transportdienstleister (TDL) werden automatisch abgefragt und neben Größe und Gewicht der Sendung auch individuelle Konditionen des Versenders bei seinem TDL berücksichtigt. Durch die richtige Auswahl der Versandart und des Versenders kann er unnötige Express- oder Overnight-Kosten vermeiden und bis zu 20 % der Kosten einsparen. Der Maschinenbauer nutzt die Track-&-Trace-Daten von Kurierdiensten wie UPS, DHL oder von Speditionen außerdem für die Gelangensbestätigungen. Sobald der Empfänger den Erhalt der Ware quittiert hat, fließt diese Statusinformation in das SAP-System des Unternehmens und die Gelangensbestätigungen werden automatisch verarbeitet.

Die vorliegenden Daten ermöglichen schließlich auch die vollständige und automatisierte Rechnungskontrolle und ersetzen die manuellen Rechnungsprüfungen. Das System hat sich beim Anwenderunternehmen innerhalb von acht Monaten amortisiert. Der Schlüssel für die verbesserten Logistikabläufe und die weitgehend automatisierten Bearbeitungsschritte ist die komplette Integration in das ERP-System.

Durch Integration in SAP ERP Komplexität reduzieren

Durch die Ablösung inkompatibler externer PC-Anwendungen und KEP-Lösungen eröffnet Mercoline die Chance, die Komplexität erheblich zu reduzieren. Das Unternehmen stellt mit seinen Logistik-Add-ons für SAP ERP die Schnittstellen zu allen relevanten Transportdienstleistern bereit. Der Maschinenbauer bearbeitet alle Versandaufträge für KEPs und Speditionen jetzt direkt in SAP ERP. Auch der Packprozess ist integriert. Anstelle der sonst recht komplizierten Bedienung in SAP werden die notwendigen Daten wie Belegnummern oder Packmittel über das Add-on mit einem Barcode-Scanner eingelesen. Das Versandlabel wird individuell für den jeweiligen KEP oder die Spedition erzeugt. Anschließend erfolgt der elektronische Datenaustausch, zum Beispiel von Trackingdaten, mit den KEPs und Speditionen ebenfalls direkt aus dem ERP-System heraus. Für die Mitarbeiter sind alle Aufträge per Logistik-Monitoring in einer Übersicht verfügbar. So erfolgt auch die Statusverfolgung der Speditions- und KEP-Sendungen über das SAP-ERP-System. Als Option ist auch der Versand eines Tracking-Links an Kunden für eine Sendungsverfolgung verfügbar.

Mit der Integration in SAP ERP werden die Logistikprozesse übersichtlicher und wesentlich effektiver. Durch die Integration aller Bearbeitungsschritte im SAP-ERP-System werden alle Prozesse vereinheitlicht und die Mitarbeiter arbeiten immer mit der ihnen bekannten Benutzeroberfläche. Alle Daten befinden sich in einer Datenbank und es gibt keine Medienbrüche mehr. Dadurch verringert sich das Fehlerpotenzial bei der Bearbeitung und die Datensicherheit wird erhöht. Durch die gleiche Handhabung aller Aufgaben können auch die Mitarbeiter flexibler eingesetzt werden und die Einarbeitung ist einfacher.

„Auch der Datenaustausch mit Partnern über EDI sowie die automatisierte Abwicklung von Zoll-Anmeldungen und Gelangensbestätigungen lässt sich in die ERP-Plattform integrieren“, beschreibt der Produktmanager von Mercoline die Vorteile der SAP-Integration.
„Auch der Datenaustausch mit Partnern über EDI sowie die automatisierte Abwicklung von Zoll-Anmeldungen und Gelangensbestätigungen lässt sich in die ERP-Plattform integrieren“, beschreibt der Produktmanager von Mercoline die Vorteile der SAP-Integration. (Bild: Mercoline)

Tracking-Informationen automatisiert verarbeiten

Ein nicht zu unterschätzender Zusatzeffekt ist der bessere Customerservice. Die automatisierte Verarbeitung von Tracking-Informationen macht den Status aller Versandaufträge für Kurier-, Express- und Paketdienste je nach Benutzerfreigabe unternehmensweit verfügbar und hilft beispielsweise dem Vertrieb bei Kundenrückfragen.

* Martin Ortgies ist Technikjournalist in 30519 Hannover, Tel. (05 11) 76 00 50 50, mails@ortgies.com

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