E-Auktionen Auftragsvergabe im Einkauf über E-Auktionen

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Egal, ob Baumschnittarbeiten am Gleisbett oder neue Uniformen für das Bordpersonal bis hin zum kompletten Werksneubau: Der zentrale Einkauf der Deutschen Bahn AG für die Konzernunternehmen beziehungsweise Geschäftsfelder wird bei großen Vergaben über eine elektronische Auktionsplattform abgewickelt. Mit verschiedenen Auktionsdesigns und spieltheoretischen Elementen wird der Ehrgeiz der Bieter angeregt und die Bahn erzielt gute Preise. Wichtig hier: Die Plattform muss sehr spezifische Anforderungen erfüllen können, um die Konditionen des Einkaufs der verschiedensten Warengruppen abzubilden.

Der zentrale Einkauf der Deutschen Bahn AG wickelt alle Ausschreibungen, Verhandlungen und Vertragsabschlüsse ab. Die Geschäftsbereiche wie DB Fernverkehr AG, DB Regio AG oder DB Netz AG sind seine Kunden, die mit ihren Bedarfen an den Einkauf herantreten. Für die großen Vergaben ab 5 Millionen Euro nutzt der zentrale Einkauf der DB seit mehreren Jahren unter anderem eine digitale Vergabeplattform. Im Durchschnitt werden pro Jahr rund 150 Auktionen mit einem Gesamtvolumen zwischen 300 und 500 Millionen Euro abgewickelt. Dazu kommen die Dry Runs der Bieter, die im Tool üben, sodass insgesamt zwischen 200 und 300 Auktionen darüberlaufen.

E-Auktionen sind im Einkauf großer Unternehmen ein gängiges Tool. Es gibt aber auch immer mehr Mittelständler, die diese Tools einsetzen. Der Einkauf kann damit digitaler, automatisierter und schneller erfolgen, die Software unterstützt die Prozessautomatisierung. Über verschiedene Auktionsformate und die Anwendungen von spieltheoretischen Elementen, die auf Warengruppen zugeschnitten werden, lassen sich aus Sicht des Einkäufers die besten Preise erzielen.

Manuelle Nacharbeit entfällt und die Zeit der Vergabe verkürzt sich deutlich. Ein weiterer Vorteil liegt in der Transparenz: Regeln und Bedingungen werden klar kommuniziert, es gibt keine Unklarheiten mehr und alle Beteiligten haben den gleichen Informationsstand. Die Auswahl erfolgt fair vom System – sobald das Verhandlungsdesign aufgesetzt ist – und kann jederzeit nachvollzogen werden.

Webbasierte Lösung mit hohem Individualisierungsgrad

Für die elektronischen Verhandlungen suchte die DB 2016 eine webbasierte Lösung, sodass Berechtigte sie jederzeit und ortsunabhängig nutzen können. Außerdem sollten alle gängigen Auktionsformen abgebildet, der Prozess komplett gesteuert werden können und eine gute Betreuung gewährleistet sein, da die großvolumigen Verhandlungen der DB viele Besonderheiten im Design erfordern. Sie variieren zum Beispiel in der Größe des Bieter-Sets oder der Streuung der Angebote. Die Lösung sollte in der Lage sein, die erforderlichen speziellen Ausprägungen abzubilden: seien es Wertungskriterien, Vergaben mit vielen Einzelpositionen – bei Ersatzteilausschreibungen können das bis zu 4.000 sein –, spezifische Zeitabstände, Hinweise für Bieter oder Cluster- oder Ranginformationen. „Vor allem die Bewertungen und Zuschlagskriterien sind komplex“, sagt Beate Betz von der Grundsatzabteilung FEG 2 für spieltheoretische Elemente der Deutschen Bahn AG.

Die Einkaufplattform, die für diese umfangreichen Anforderungen eine Lösung bot, war „easyRFX“ der Abocon GmbH. Den Zuschlag erhielt Abocon 2016 aber auch wegen des guten Preis-Leistungs-Verhältnisses und des Preisgefüges, das dem Einkauf der DB entgegenkam.

Was ebenfalls eine große Rolle spielte, war das hohe Maß an Flexibilität, das mit der Abocon-Lösung zu erreichen ist. Auf bestimmte Anforderungen muss eben schnell reagiert werden und das kann das mittelständische Unternehmen sehr gut leisten.

Von Dienstleistungen wie Maler- und Fliesenlegerarbeiten oder Baumrückschnitt an den Gleisbetten über IT-Dienstleistungen, Wartungsdiensten, Materialien wie Toilettenpapier und Unternehmensbekleidung bis Ersatzteile, Maschinen, sämtliche indirekte und direkte Einkaufsbereiche: Viele Beschaffungen von Waren oder Dienstleistungen werden über die Plattform abgewickelt. Dabei ist jede Vergabe einzigartig. Über Abocon wird der Bid Screen gestaltet, das Design der Verhandlungen ist immer unterschiedlich: Manche sind in einer halben Stunde aufgesetzt, manche in einer Woche. Auch die Verhandlungsdauer variiert, je nachdem, welche Fragen aufkommen: Wie groß ist die Runde der Bieter, wann erfolgen die Qualifizierungsrunde und das Finale, wie groß ist das Auftragsvolumen? Die Vergaben dauern in der Regel zwischen einer Stunde und einem Tag.

Listen mit Informationen zu Kontaktdaten, Warengruppen oder Artikeln und später Auktionsauswertungen können über Excel importiert beziehungsweise exportiert werden. Zum Beispiel werden die Angebote in Form von Preisblättern der Bieter sowie der Bid Screen mit Formeln und Positionen hochgeladen.

Flexible Änderungen in kurzer Zeit

Die Bahn stellte und stellt zahlreiche Anforderungen an das Design der elektronischen Verhandlungen, die Abocon mit „easy RFX“ zeitnah umsetzt: Bei Tickerverhandlungen wurde zum Beispiel für Bieter mit langsamerer Internetverbindung eine Pause integriert, sodass sie keine Zeitschritte verpassen; außerdem wurde eine Gebotsprüfung integriert und die Uhr prominenter platziert. Eine weitere Anpassung: Die Einladungen zu den Auktionen mit den Log-in-Daten werden automatisiert auf Deutsch oder Englisch verschickt, das System merkt sich dabei die Bietersprache. Außerdem geht eine Erinnerungs-E-Mail zehn Minuten vor dem Event an die Bieter, was den hohen manuellen Aufwand der telefonischen Erinnerung obsolet macht. Darüber hinaus kann der Rang bei Zweitpreisauktionen dargestellt werden, die Kriterien, wann sich eine Auktion verlängert, wurden angepasst und der Abstand zum besten Gebot in Ranges angezeigt, wie das bei einem öffentlichen Auftraggeber erforderlich ist. Eine weitere Implementierung war die eingeschränkte Beobachtersicht für externe Beobachter. Diese konnten nachverfolgen, wie sich die Auktion entwickelt, ohne dass die Bieternamen sichtbar waren.

„Abocon konnte unsere Anforderungen schnell umsetzen, das ging tadellos“, so Betz. Ihr Highlight ist die GAEB-Schnittstelle sowie die Line-by-Line-Auktion, wo jede einzelne Preisposition mit einem Rang versehen werden kann. Nebenangebote mit einem gleichwertigen, aber vielleicht günstigeren Artikel können im Tool line by line dargestellt, mit einem Rang versehen und verglichen werden.

Für diese Anpassungen muss tief in die Programmierung eingegriffen werden, um die komplexen Vorgaben umzusetzen. All das passiert im Tagesgeschäft: Der zentrale Einkauf muss bei Änderungen nicht auf das nächste Programm-Release warten, was als großer Vorteil wahrgenommen wird. Das aktuelle Update setzt um, dass Einladungs-E-Mails direkt einen Kalendereintrag beim Bieter generieren.

Engagierter Support

Drei Mitarbeiter betreuen die Vergaben spieltheoretisch, die Einkäufer können das Tool selbstständig nutzen, wenn eine elektronische Verhandlung kein spezifisches Design erfordert. Perspektivisch sollen die Einkäufer das Tool noch eigenständiger nutzen.

Mit der Usability von „easyRFX“ sind Bieter und Einkäufer gleichermaßen zufrieden, sie wird außerdem konstant optimiert. Besonders beeindruckt ist Beate Betz aber vom Support: „Ich kann anrufen, wann ich will, es ist immer ein Ansprechpartner da, der mir hilft“, so Betz. ■

* Tom Becker ist Geschäftsführer der Abocon GmbH in 21680 Stade, Tel. +49 4141 7752960, service@abocon.com

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