Sanktionslistenprüfung Compliance erreichen durch Sanktionslistenprüfungen

Anbieter zum Thema

ANTON Software GmbH

leogistics GmbH

HOPPE Unternehmensberatung

Sapper Institut für interaktive Lernsysteme GmbH & Co. KG

KMU müssen über ein Compliance-Screening prüfen, ob ihre Geschäftspartner auf weltweiten Sanktionslisten stehen. Laut UN-Resolution ist es ihnen untersagt, gelisteten Firmen und Einzelpersonen wirtschaftliche Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Diese Sanktionslisten werden häufig aktualisiert und Unternehmer müssen nachweisen, dass ihre Geschäftspartner über den gesamten Zeitraum der Zusammenarbeit ungelistet sind.

Die Terroranschläge vom 11. September 2001 wirken sich auch heute noch weltweit auf die Geschäfte von Unternehmen aus. Denn als Reaktion wurden zur Bekämpfung von Terrorismus Sanktionslisten eingeführt: Der UN-Sicherheitsrat reagierte mit der UN-Resolution 1373/2001, die alle Länder der Vereinten Nationen umsetzen müssen. In Europa geschah das mit EU-Verordnungen (2580/2001 – 881/2002). Umgesetzt in nationale Gesetzgebung, verbieten sie es, terroristischen Organisationen und Einzelpersonen im In- und Ausland jegliche wirtschaftliche Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Dazu zählen sämtliche Vermögenswerte, Dienstleistungen, Güter oder Zertifikate.

Die Sanktionslisten ersetzen Totalembargos gegen Staaten und richten sich gegen Firmen, Firmengeflechte und Einzelpersonen – das Ziel ist, nicht nur dem Terrorismus, sondern auch dem Waffen- und Drogenhandel oder Schleuserbanden den Geldhahn zuzudrehen und Geldwäsche zu verhindern. Die USA geben über das Bureau of Industry and Security (BIS) und das Office of Foreign Assets Control (OFAC) Sanktionslisten heraus, die bis zu 300 Mal im Jahr angepasst werden. Dazu kommen Listen der EU, der UN und weltweit aus Ländern wie Kanada, Japan oder Australien. Die Zahl von Datensätzen, Listen und Updates steigt stetig: 2019 gab es weltweit 30 Listen und mehr als 110.000 Datensätze. 2020 wurden mehr als 600 Updates durchgeführt.

Alle Unternehmen in der Pflicht

Da die Verbote an Personen und Organisationen und nicht an Regionen oder Länder geknüpft sind, sind alle Unternehmen betroffen – nicht nur jene, die Geschäfte mit dem Ausland machen, auch Binnenmarktgeschäfte müssen geprüft werden. Die Größe spielt dabei keine Rolle. Konzern, Mittelstand oder Kleinunternehmen: Sie alle sind damit verpflichtet, bei jedem Geschäftskontakt ein Sanktionslisten-Screening durchzuführen, unabhängig vom Land, in dem der Kunde, Lieferant oder Handelspartner sitzt.

Oft sind sich Unternehmen über diese Pflichten nicht im Klaren oder erkennen die Brisanz nicht. Viele glauben zum Beispiel, die Regelungen des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) zu den Sanktionslisten beträfen nur den Export. Doch es gibt auch in Deutschland gelistete Firmen. Demnach muss auch, wer nichts zu verzollen hat, jeden Geschäftspartner prüfen. Es sind also nicht nur Branchen mit wechselnden Kunden und Partnern wie Händler, Logistiker und Transportunternehmen betroffen. Auch die Kunden von Autovermietungen, Pächter oder das eigene Personal, sogar Betriebsrentner, unterliegen der Prüfpflicht.

Die Strafen sind drakonisch

Geprüft wird die Compliance in Deutschland im Rahmen von Wirtschaftsprüfungen oder durch BAFA und Zoll. Tarnfirmen aus den USA untersuchen ebenfalls, ob Unternehmen ein Sanktionslisten-Screening durchführen. Und nicht zuletzt üben Geschäftspartner Druck aus und verlangen Nachweise für das Screening: Gerade an der Börse gelistete Konzerne sind streng. Aber auch im Kleinen kann es passieren, dass ein Dienstleister zum Beispiel den Nachweis erbringen muss, dass er sein Reinigungspersonal, das die Büroräume des Kunden säubert, gecheckt hat.

Was viele nicht wissen: Die Strafen für Verstöße sind drakonisch und reichen bis zu 10 Jahren Freiheitsentzug bei vorsätzlichem Verstoß und Geldstrafen bis zu 500.000 Euro bei fahrlässigem Verstoß. Aber bereits eine Strafe auf Bewährung bedeutet für den Geschäftsführer eines Unternehmens, dass er als vorbestraft gilt und sein beruflicher Werdegang nicht unerheblich belastet wird. Unternehmen laufen zudem Gefahr, ihren Ruf zu schädigen und ihre Geschäftspartner zu verlieren, wenn sie durch Unachtsamkeit selbst auf einer Sanktionsliste geführt werden. Die USA drohen zudem mit extraterritorialer Strafverfolgung – mangels Zugriff auf die Geschäftsführung wird dann die gesamte Firma sanktioniert.

Ein weiteres Problem für Unternehmen: Ein einmaliger Abgleich mit den Sanktionslisten zu Beginn einer Zusammenarbeit reicht nicht. Sie müssen über die gesamte Geschäftsbeziehung hinweg nachweisen können, dass ihre Partner nicht auf Listen stehen. Spätestens damit ist klar, dass eine manuelle Prüfung unmöglich ist und Unternehmen auf eine Software zurückgreifen müssen. Marktführer für Compliance-Software in der Transportlogistik ist das Unternehmen Sapper aus Kempen. Sein Tool Domino gewährleistet, dass für das Geschäftspartner-Screening weltweit alle verfügbaren Listen tagesaktuell gepflegt werden – auf Basis von Veröffentlichungen der US-Behörden und der EU. Wichtig: Bei Aktualisierungen stößt die Software automatisch neue Prüfungen an. Das gilt auch für die komplett in SAP integrierten Anwendungen von Sapper. Unternehmen können damit sicher sein, dass sie es erfahren, wenn Geschäftspartner über die Dauer der Geschäftsbeziehung neu auf einer Liste gelandet sind.

Bei allen Geschäftsvorgängen, die im ERP abgebildet werden, kann ein Screening mit dem Beginn des Workflows erfolgen: Prozessschritte wie Angebot, Bestellung und Lieferschein erzeugen Belege, die geprüft werden können. Denn Unternehmen müssen jeden Arbeitsschritt absichern. Auch CRM-Systeme können an ein Frühwarnsystem angebunden werden. Für alle gilt: Die Prüfung muss über ein Reporting nachweisbar sein. Nun gibt es aber auch Geschäftsvorgänge, die nicht oder spät im ERP abgebildet werden, aber trotzdem prüfungsrelevant sind. Unterstützt etwa ein kleiner Dienstleister seinen Kunden im Produktionsprozess mit einer sekundären Partnerrolle im Ablauf, werden hier eventuell keine Stammdaten hinterlegt und eine Sicherheitslücke entsteht. Fällt dann erst bei der Rechnungsstellung auf, dass die Firma gelistet ist, ist es zu spät. Auch Human Resources und Vertrieb sind betroffen: Wird ein Bewerber zum Gespräch eingeladen, muss er im Vorfeld geprüft werden. Und wer nach sechs Monaten Akquiseprozess feststellt, dass der potenzielle Kunde gelistet ist, hat seine Ressourcen verschwendet und kann das Geschäft nicht abschließen.

Auch langfristige Produktionsabläufe, etwa im Anlagenbau, können zu Stolpersteinen werden, wenn Belege nicht gescannt werden und erst nach der Fertigstellung einer millionenschweren Maschine erkannt wird, dass der Kunde auf einer Liste steht und man damit keine Geschäftsbeziehung unterhalten darf. Relevant sind darüber hinaus die internationalen Handelsklauseln Incoterms (International Commercial Terms). Der Incoterm EXW – ex works – besagt etwa, dass ein Verkäufer seine Ware ab Werk verkauft. Gelangt der Kunde nach der Abholung auf eine Sanktionsliste, ist der Verkäufer davon unbehelligt. Liefert er dagegen nach Incoterm DAP – delivered at place –, muss er sicherstellen, dass der Kunde auch noch beim Empfang der Ware sauber ist. Die Prüfung des Lieferscheins reicht hier nicht aus.

Screening so zeitnah wie möglich

Unternehmen müssen deswegen so früh wie möglich am Anfang einer Zusammenarbeit, auch bei Ausschreibungen, sicherstellen, dass die Partner nicht auf Sanktionslisten stehen. Die Software von Sapper kann das auch mit Ad-hoc-Checks leisten, sodass Geschäftsbeziehungen mit Partnern auf Sanktionslisten erst gar nicht angebahnt werden. ■

* Hans Anton Sapper ist Geschäftsführer bei der Sapper Institut GmbH & Co. KG in 47906 Kempen, Tel. +49 2152 959090, vertrieb@sapper.de

(ID:47785851)