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Übersetzungsdienste Fehlerhafte Dokumentationen gefährden die Zollabwicklung

Autor / Redakteur: Frédéric Ibanez / Dipl.-Betriebswirt (FH) Bernd Maienschein

Waren im Wert von 760 Mrd. Euro gingen im Jahr 2011 durch den deutschen Zoll. Das zeigt, dass die weltweiten Vernetzungen und Handelsbeziehungen weiter zunehmen. Dokumente für den Zoll müssen nicht nur vollständig, sondern vor allem richtig übersetzt sein. Professionelle Übersetzer leisten dabei Hilfestellung.

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Schleichen sich auch nur in einem der zahlreichen Zolldokumente kleine Fehler ein, kann die Ware unter Umständen nicht ausgeführt werden und verbleibt im Zollbereich.
Schleichen sich auch nur in einem der zahlreichen Zolldokumente kleine Fehler ein, kann die Ware unter Umständen nicht ausgeführt werden und verbleibt im Zollbereich.
(Bild: H. D. Volz/pixelio.de)

Hinter funktionierenden internationalen Handelsbeziehungen steckt ein gewaltiger logistischer Aufwand, der häufig unterschätzt wird und keine Fehler erlaubt. Denn ist die Ware nicht korrekt gekennzeichnet oder dokumentiert, darf sie den Zoll nicht passieren und wird beim Auftraggeber als nicht geliefert vermerkt. Im schlimmsten Fall sind dann Vertragsstrafen im hohen fünfstelligen Bereich fällig. Für jedes internationale Logistikunternehmen ist es daher das A und O, dass die Zollunterlagen richtig übersetzt sind. Bereits kleine Fehler, beispielsweise in der Übersetzung von Abkürzungen, können hohe Verluste nach sich ziehen. Aus diesem Grund greifen immer mehr Logistikdienstleister auf die Hilfe professioneller Übersetzer zurück.

Logistikdienstleister müssen mit Zollbestimmungen umgehen können

Da immer mehr Unternehmen den Schritt in die Internationalität wagen und Auslandsniederlassungen gründen, müssen die Logistikunternehmen mitziehen. Dazu gehören nicht nur globale Vernetzungen und genaue Kenntnisse der Infrastruktur, sondern vor allem ein sicherer Umgang mit Zollbestimmungen und -dokumenten. Von der detaillierten Warenbeschreibung über Ursprungszeugnisse und Lieferantenerklärungen bis hin zu gesonderten Dokumenten für die Ausfuhr von Gefahrgut – bei jedem Schritt des Warenversands spielen korrekte Bezeichnungen eine enorm wichtige Rolle.

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Deshalb muss bereits vor dem Versand der Ware die erste Hürde genommen werden: die Übersetzung aller wichtigen Papiere. Um die Produkte an ihren Bestimmungsort zu bringen, sind unzählige Dokumente notwendig, für die sehr spezielle Fachtermini verwendet werden. Deshalb nutzen selbst erfahrene Unternehmen ein Zolllexikon, in dem all diese Begriffe gelistet und mit Erläuterungen versehen sind. Der Zoll- und Handelsbereich ist durch eine eigene Terminologie geprägt. Die Übersetzungsagentur Alphatrad beschäftigt weltweit rund 3500 Übersetzer, die sich alle auf bestimmte Fachgebiete spezialisiert haben, wie etwa auf den Bereich Logistik. Typische Fehlerquellen sind hier vor allem Abkürzungen und 1:1-Übersetzungen, die zu erheblichen Missverständnissen führen können. Daher ist es notwendig, Experten zu engagieren, die mit den Begriffen und sämtlichen Synonymen vertraut sind.

Firmeninterne Ausdrücke fordern jeden Übersetzer heraus

Schleichen sich auch nur in einem der zahlreichen Zolldokumente kleine Fehler ein, kann die Ware unter Umständen nicht ausgeführt werden und verbleibt im Zollbereich, bis die korrekten Dokumente nachgeliefert werden. Doch zeitliche Verzögerungen können in der Logistik fatale Auswirkungen haben. Wird das Lieferdatum nicht eingehalten, ist dies rechtlich gesehen ein Vertragsbruch und kann im schlimmsten Fall mit Geldstrafen im fünfstelligen Bereich geahndet werden.

Oft treten sprachliche Unklarheiten nicht erst bei den komplexen Zollpapieren auf, sondern verursachen bereits in internen Dokumenten wie Arbeitsanweisungen oder Sicherheitsvorkehrungen Schwierigkeiten. Claudia Kofler beispielsweise von der Camion Transport AG, einem der größten Schweizer Logistikunternehmen, weiß, welche Probleme auftreten können. Das Unternehmen verwendet intern sehr viele spezifische Fachausdrücke, die aber bei einer Übersetzung ins Hochfranzösisch nicht 1:1 übernommen werden können, da sich dabei der Sinn ändern würde. Experten sind aus diesem Grund unerlässlich, zumal es selbst innerhalb einer Sprache sehr feine Unterschiede geben kann. Diese Erfahrung hat auch Kofler gemacht. Das Französisch in der Westschweiz entspricht nicht immer der offiziellen Amtssprache. Das muss bei jeder Übersetzung bedacht werden.

* Frédéric Ibanez ist Inhaber der Übersetzungsagentur Alphatrad in 66113 Saarbrücken

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