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Logistiksoftware IT im Lager: So finden Sie das richtige LVS

Der Auswahlprozess für ein Lagerverwaltungssystem (LVS) lässt sich anhand von mehr als 1000 Parametern objektivieren. Doch für die Entscheidung sollten Branchenkenntnisse und Best Practices ebenfalls eine Rolle spielen. Akribische Planung, ausgiebige Testläufe und eine anschließende Systemoptimierung bringen das LVS auf Leistung.

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Je besser die Anforderungen an ein LVS formuliert werden, desto treffender wird dessen Auswahl sein.
Je besser die Anforderungen an ein LVS formuliert werden, desto treffender wird dessen Auswahl sein.
(Bild: Agiplan)

Mehr als 100 Lösungen für Lagerverwaltungssysteme (LVS/WMS) werden momentan allein in Deutschland angeboten, etwa 20 davon basieren auf oder sind Erweiterungen von SAP (WM oder EWM), die übrigen sind eigenständige Lösungen mit unterschiedlichem Funktionsumfang. Die Anbindung erfolgt über Schnittstellen an das ERP-System. Auch andere ERP-Systeme enthalten zum Teil Warehouse-Management-System-(WMS-)Funktionalitäten, zum Beispiel Microsoft Dynamics NAV 2017 mit entsprechender Erweiterung. SAP hat seine WMS-Lösung in den vergangenen Jahren stärker mit SAP ERP integriert. Seit dem Release 9.0 (circa 2013) ist das Extended- Warehouse-Management-(EWM-)System Bestandteil der SAP-Supply-Chain-Execution-(SCE-)Plattform.

Zusätzlich zu den Basissystemen existiert eine Vielzahl an Modulen und Erweiterungen für bestimmte Branchen oder Lagerarten. Neben den ERP- und LVS-Lösungen geht ein Trend zu modular aufgebauten „App-basierten“ Systemen, die als SaaS (Software as a Service) angeboten werden. In der Regel sind diese Systeme in der Cloud gehostet und werden entweder benutzerabhängig, teilweise auch transaktionsbasiert, lizenziert.

Für einfache Lager von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen können sie eine gute Alternative zu größeren Systemen sein, weil nur die Module oder Apps angeschafft werden müssen, die auch benötigt werden. Weitere Features, die in Zukunft wichtiger werden: Bedienung über mobile Clients (Smartphone, Tablet), Steuerung von Assistenzsystemen (Pick-by-X-Systeme) und der Einsatz weltweiter Standards für logistische Objekte.

Grundsätzlich gibt es zwei Szenarien für einen LVS-Neustart: Entweder soll ein bestehendes System verbessert, substanziell verändert oder abgelöst werden oder aber es wird ein komplett neues System aufgesetzt. Die grundlegende Vorgehensweise bei der Systemauswahl ist ähnlich, bei der Implementierung gibt es aber zwei Besonderheiten. Im ersten Fall, in dem das Lager einen Artikelbestand aufweist, ist die Übergabe des Lagerspiegels mit einer sauberen Bestandserfassung der kritische Punkt. Es bietet sich daher an, den Systemwechsel kurz nach oder zusammen mit einer Inventur durchzuführen. Im Falle der Neueinführung des LVS in einem neuen Logistikzentrum ohne Artikelbestand gilt es, die passende Einlagerungs- und Hochlaufstrategie zu finden und den Vorgang zum Beispiel mit Testartikeln ausführlich zu prüfen.

Wie finden sich Logistiker nun im Funktions- dschungel zurecht? Welches ist das passende System mit den für sie maßgeschneiderten Funktionen? Wie so häufig in der Logistik gilt: Je besser ich die eigenen Anforderungen und Wünsche (zum Beispiel Basisdaten, Materialfluss, Prozesse, IT-Systemlandschaft) kenne und formulieren kann, desto besser wird die Auswahl sein. Mit über 80 % liegt laut Fraunhofer-IML der Hauptgrund für eine Verzögerung oder den Abbruch von WMS-Projekten in der betreiberseitigen Unkenntnis der eigenen Prozesse.

Eine enge Zusammenarbeit zwischen Logistikplanern und IT-Spezialisten ist entsprechend hilfreich, um bereits in einer frühen Phase eine Einschätzung zu erhalten, was sich praktisch und standardnah umsetzen lässt. Die Planer verantworten im Gesamtprozess die Dimensionierung der Materialfluss-, Lager- und Kommissioniersysteme, die Systemintegratoren das Aufsetzen und die Implementierung des LVS. Je besser diese Abstimmung funktioniert, desto reibungsloser verläuft die Einführung. Wichtige Schnittstellen zwischen ERP, Materialflusssteuerung, SPS und dem LVS und dessen Subsystemen werden so im Vorfeld exakt benannt und berücksichtigt. Die genauen Anforderungen an das neue Lagerverwaltungssystem werden anhand von bis zu 1000 Parametern in einer Bewertungsmatrix zusammen von Planer, Systemhaus und Betreiber erarbeitet und in einem Lastenheft festgehalten.

Das Lastenheft ist die Basis, um die richtige Software zu finden. Über eine Datenbankrecherche können die infrage kommenden LV-Systeme auf einige wenige eingegrenzt werden – so wird aus der Long-List eine Short-List. Spätestens in diesem Schritt sollten die Systeme auf ihre tatsächliche Branchentauglichkeit und das konkrete Anwendungsszenario hin überprüft werden.

Best Practices mit vergleichbaren Anforderungen dienen als Prüfstein. Nicht selten gibt es Zusatzfunktionalitäten oder Branchenmodule, zum Beispiel für Mandantenfähigkeit, die Vergabe von bestimmten Artikel- oder Seriennummern, Cross-Docking, Mindesthaltbarkeitsdaten, Retouren oder Mehrlagerfähigkeit, die adaptiert werden können. Besonders Leitstandfunktionalitäten, Packstückoptimierung, Dock- und Yardmanagement sowie Staplerleitsysteme spielen im Anforderungskatalog in jüngster Zeit eine zunehmend wichtigere Rolle.

Bei der Bewertung des Funktionsumfangs benötigt man Augenmaß. So muss beispielsweise für jedes Feature geprüft werden, ob das System diese Funktionalität standardmäßig bietet oder ob sie hinzuprogrammiert werden muss. Laut Umfrage kranken mehr als 30 % der LVS-Projekte unter zu vielen Systemanpassungen. Sobald nur noch einzelne Systeme in der engeren Auswahl sind, erfolgt die Ausschreibung und das Einholen konkreter Angebote der Anbieter. Beim anschließenden Vergleich der Angebote spielen neben den Betriebskosten, Wartungsmöglichkeiten und dem Pflegeaufwand auch die angebotenen Dienstleistungen bei der Einführung eine wesentliche Rolle.

Bei der Einführung des Systems bis zum Echtstart und der anschließenden Optimierung gilt es also, ein paar Grundregeln zu beachten:

  • Ein realistischer Zeitplan ist erstellt: 65 % der LVS-Einführungen leiden unter einem zu knappen Zeitplan (ERP-Management 2014). Zeiträume von der Stammdatenerhebung bis zum Echtstart von über einem Jahr bei automatisierten Systemen und über sechs Monaten bei manuellen Lägern sind die Regel.
  • Datenqualität: Artikelstamm, Lagerstamm, Dynamik, Kunden- und Lieferantendaten müssen zum Echtstart aktuell sein.
  • Prozessqualität: Am Anfang erfolgt eine Konzentration auf das Wesentliche. Im Laufe des Projekts werden alle Prozesse definiert.
  • IT-affine Key-User sind benannt und mit ausreichend Projektarbeitszeit ausgestattet. Diese kann in bestimmten Projektphasen bis zu 60 % der Gesamtarbeitszeit ausmachen.
  • Tests und Vorarbeiten für Echtstart: Alle Logistikprozesse inklusive Massentests werden ausgiebig und mehrfach geprüft.
  • Schulung der Mitarbeiter: Es gibt ein Schulungskonzept für die Mitarbeiter, Zeit für die Schulungen und Räumlichkeiten. Der Echtstart eines LVS (womöglich inklusive neuer Lagerinfrastruktur) bindet erhebliche Ressourcen und kann in der Regel nicht neben dem Tagesgeschäft erledigt werden.

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