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Bestandsmanagement Mit Add-on-Software zu mehr Liefertreue

Autor / Redakteur: Kristina Pelzel / Dipl.-Betriebswirt (FH) Bernd Maienschein

Die Nordwest Handel AG lagert in Gießen rund 70.000 Artikel und gewährleistet ihren über 1000 Fachhandelspartnern kurze Lieferzeiten von nur 24 h. Um der gestiegenen Nachfrage gerecht zu werden und dabei die Warenverfügbarkeit zu maximieren, entschied sich das Unternehmen, eine algorithmengestützte Lösung des Softwarehauses Inform zu integrieren.

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Durch den Einsatz von „add*ONE“ konnte die Nordwest Handel AG ihre Liefertreue auf 97,5 % verbessern.
Durch den Einsatz von „add*ONE“ konnte die Nordwest Handel AG ihre Liefertreue auf 97,5 % verbessern.
(Bild: Nordwest)

Die 1919 in Bremen gegründete Nordwest Handel AG hat ihren heutigen Hauptsitz in Dortmund und führt neben der Nordwest Handel GmbH als internationale Vertretung in Salzburg ein 80.000 m² großes Lager in Gießen, das innerhalb des Logistikzentrums der Rhenus SE & Co. KG betrieben wird. Nordwest versorgt über 1000 selbstständige, mittelständische Großhandelsbetriebe täglich mit Waren, vorwiegend aus den Bereichen Haustechnik, Stahl, Handwerk, Industrie und Bau.

Für die bestmögliche Verfügbarkeit der Waren im Bereich Bau-Handwerk-Industrie sorgen in der Dortmunder Zentrale vier Bestandsmanager, die die Verantwortung für jeweils 12.500 Artikel tragen. Zu den lagerhaltigen Artikeln gehören neben den Markensortimenten auch Artikel einer Exklusivmarke.

Wachsende Bestände als Herausforderung

Bei einem so großen und heterogenen Artikelsortiment ist es eine besondere Herausforderung für die Nordwest Handel AG, die Balance zwischen Warenverfügbarkeit und Wirtschaftlichkeit zu halten. Erschwert wird dies zusätzlich durch das wachsende Verkaufsvolumen bestehender Artikel sowie den stetigen Ausbau neuer Sortimente: In den letzten Jahren konnte Nordwest die Umsatzanteile deutlich erhöhen. Die Herausforderung dabei ist es, die Lieferquote zu steigern und zugleich den Anstieg des Lagerbestandes in Grenzen zu halten.

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Die richtigen Artikel zum richtigen Zeitpunkt zu bestellen und ferner das Ziel, die Liefertreue gegenüber dem Kunden zu verbessern, mutierte an dieser Stelle ohne eine geeignete Software zur Mammutaufgabe. Das Unternehmen arbeitete viele Jahre mit dem gleichen ERP-System, das den neuen Anforderungen irgendwann nicht mehr gerecht werden konnte. Die relativ komplexe, wenig aussagekräftige Darstellung innerhalb der vorhandenen Lösung erschwerte es den Bestandsmanagern, die Übersicht über Artikelbestände zu gewinnen und eine Priorisierung sowie Optimierung der Bestellvorgänge vorzunehmen. Fehlende Handlungsvorschläge führten dazu, dass Bestandsmanager nur noch als Bestellauslöser agierten. Zusätzlich wurden diese häufig mit Aufgaben belastet, die nicht in ihr Aufgabengebiet fielen, wie etwa Retouren und das Erfassen von Kundenaufträgen. Für das Bestandsmanagement blieben nur 25 % der Arbeitszeit übrig.

Add-on für mehr Transparenz und eine verbesserte Lieferquote

Für Nordwest war an dieser Stelle klar, dass ein ERP-System alleine nicht ausreicht, um dem Wachstum des Lagerbestands mit einer sinnvollen Dispositionsstrategie zu begegnen. Es bestand der Wunsch, die Struktur und Organisation transparenter zu gestalten sowie auf verlässliche Prognoseverfahren zurückgreifen zu können. Die Bestandsmanager sollten bei ihrer täglichen Arbeit entlastet werden. Gleichzeitig sollte mit der ergänzenden Software das Ziel einer erhöhten Lieferquote erreicht werden. „Der Bestandsmanager erfüllt die Rolle eines Allrounders, der alle Eventualitäten im Betrieb und in der Logistik berücksichtigen muss – ,add*ONE‘ ist die Basis, auf der dieser Prozess möglich wird“, begründet Stefan Richlick, Bereichsleiter Operativer Einkauf bei Nordwest, die Wahl der intelligenten Optimierungssoftware von Inform.

Ende 2016 integrierte Inform die Add-on-Lösung bei Nordwest und trainierte das Personal mit ersten Schulungen vor Ort in der Handhabung der Software. Besonders positiv empfand Nordwest den reibungslosen Ablauf der Implementierung sowie die Betreuung durch Inform. „Man hat gemerkt, dass Inform sehr erfahren in der Zusammenarbeit mit Handelsunternehmen ist“, so Esther Hülser, Teamleitung Operativer Einkauf. Zudem erarbeitete der Softwareanbieter gemeinsam mit den Bestandsmanagern Sonderlösungen. „Beispielsweise kann der Bestandsmanager jetzt auf einen Blick erkennen, wenn es zu einem Artikel noch weitere Lieferanten gibt. Und diese Vorteile ziehen sich durch das gesamte Programm“, erinnert sich Hülser.

Als Teamleitung Operativer Einkauf hat Esther Hülser das Projekt vom Auswahlprozess bis zur Einführung begleitet. „Die Mitarbeiter mussten sich in die zahlreichen neuen Analysemöglichkeiten und die neuen Begrifflichkeiten natürlich erst einmal einarbeiten. Die Einstellungen sind aber sehr intuitiv und einfach zu finden. Zudem weiß der Bestandsmanager durch die Artikelkarten auch auf einen Blick Bescheid, ob sich drohende Fehlbestände abzeichnen, die er priorisiert.“ Für die Bestandsmanager bedeutet der Einsatz von „add*ONE“ eine grundlegende Aufwertung ihrer Tätigkeit: Durch die Einführung des Optimierungstools können sich die heutigen Bestandsmanager zu 100 % ihren Aufgaben widmen.

Mit automatisiertem Verfahren zu optimalen Lagerbeständen

Heute kann ein Teil der Artikelbestellungen automatisiert ablaufen. Die Akzeptanz der Handlungsempfehlungen von „add*ONE“ ist sehr hoch. „Der Bestandsmanager greift nur noch bei Störungen oder in speziellen Ausnahmesituationen ein, zum Beispiel bei Neuartikeln, die erst seit einem kurzen Zeitraum gelistet sind. Hier kann das System vorab noch keine Erfahrungswerte aufbauen“, berichtet Hülser.

Auch das Ziel der Termintreue konnte erfüllt und die Lieferquote von 93 auf stabile 97,5 % gesteigert werden. Die Optimierung der Umschlagshäufigkeit bewirkt zudem ein Gleichgewicht zwischen Lieferfähigkeit und Lagerbeständen. „Dank der Prognosen von ,add*ONE‘ verläuft die Bestellauslösung vorausschauender. Dies führte zu einer Reduzierung der Anlieferhäufigkeit von häufig verkauften Artikeln, die Disposition dieser Bestände erfolgt nun in größeren Mengen“, sagt Robert Stoschek, Bereichsleiter Lagermanagement. Dies hat auch positive Effekte auf den Wareneinkauf: Durch größere Bestellungen lassen sich Mengenrabatte und Stückkostenvorteile generieren. „Bei Sortimenten, die nicht so häufig oder auch unregelmäßig bestellt werden, verhält es sich genau umgekehrt: Diese werden gezielter bei Bedarf bestellt und nehmen dadurch massiv weniger Lagerplatz ein.“

Durch die Restrukturierung haben sich die Artikel, die ein Bestandsmanager verantwortet, fast verdreifacht, von 4500 auf 12.500. „Ohne eine Software wie ,add*ONE‘, die die Dringlichkeit hervorhebt, ist die Steigerung auf eine solche Artikelanzahl nicht machbar“, resümiert Stefan Richlick.

Allumfängliche Nutzung von „add*ONE“

Begeistert sind die Mitarbeiter bei Nordwest zudem vom Umfang der Einsatzmöglichkeiten, die „add*ONE“ bietet. Aufgrund der vielfältigen Prognose- und Analysefunktionen des Tools möchte Richlick in weitere Schulungen der Mitarbeiter investieren. „Das Potenzial der Software soll in Zukunft voll ausgeschöpft werden. Mit ,add*ONE‘ können wir noch weitere organisatorische Veränderungen hin zum prozessorientierten Denken im Unternehmen anstoßen und Schnittstellen zu Vertrieb, Produktmanagement und Logistik ausbauen.“ ■

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Zielkonflikt auflösen
Inform „add*ONE“

Die Bestandsoptimierung „add*ONE“ löst als spezialisierte Software den Zielkonflikt zwischen niedrigen Beständen, verbesserter Liquidität und hoher Lieferbereitschaft nachhaltig auf. Dank optimierender und entscheidungsunterstützender Algorithmen, flexibler Dispositions- und Prognoseparameter sowie effektiver Controllingfunktionen gewinnen Anwender vollständige Transparenz über die Gesamtsituation ihrer Bestände und ihrer dispositiven Aufgaben. Im Ergebnis bedeutet dies eine zuverlässige Unterstützung des Disponenten durch einen aufgaben- und zielorientierten Workflow, der das Automatisierungspotenzial des Dispositionsprozesses voll ausschöpft.

* Kristina Pelzel ist Fachberaterin „add*ONE“ bei der Inform GmbH in 52076 Aachen, Tel. (0 24 08) 94 56-13 33. k.pelzel@inform-software.com

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