Wie sich das traditionelle Dokumentenmanagement buchstäblich "verzettelt"

Die Zettelwirtschaft beginnt, bevor die Ware auf der Straße ist. Selbst wenn Angebote telefonisch eingeholt werden, bedarf spätestens die Angebotsbestätigung der Schriftform. Damit endet das Zettelwesen nicht: Das verladende Unternehmen erstellt einen Lieferschein, die Spedition den Frachtbrief – üblicherweise in dreifacher Ausfertigung. Nach der Verladung erhält der Fahrer den Lieferschein. Auf dem Frachtbrief wird die Verladung dokumentiert. Eine Ausfertigung des Frachtbriefs bleibt an der Beladestelle mit Unterschriften des Verladers und des Fahrers.

Um sich unterwegs als rechtmäßiger Transporteur ausweisen und später die Ablieferung dokumentieren zu können, nimmt der Fahrer den Lieferschein sowie zwei Ausfertigungen des Frachtbriefs mit. Die erfolgte Entladung der Waren wird durch Unterschrift oder Stempel vom Lademeister bestätigt. Eine Ausfertigung des Frachtbriefs bleibt mit den Unterschriften des Fahrers, Versenders und Empfängers an der Entladestelle. Der Fahrer behält die dritte Ausfertigung des Frachtbriefs und des Lieferscheins. Nachdem der Fahrer seine Tour beendet hat, bringt er alle Frachtbriefe und Lieferscheine ins Disponenten-Büro. Erst wenn alle Dokumente mit Unterschriften vorliegen und der Beweis da ist, dass die Ware ausgeliefert wurde, kann die Rechnung erstellt werden.

Frachtbrief und Lieferschein müssen nun noch eingescannt werden. Die Originale gehen mit der Rechnung per Post an den Auftraggeber. Dieser scannt Rechnung, Lieferschein und Frachtbrief ebenfalls ein und erstellt nun seinerseits eine Rechnung, die er – meist zusammen mit den Lieferpapieren – an seinen Auftraggeber sendet. Sobald der die Rechnung per Post erhalten hat, beginnt das Zahlungsziel. Der Auftraggeber ordnet die Rechnung seinem internen Auftrag zu, scannt diese ein und bewahrt die Rechnung gesetzeskonform zehn Jahre lang auf. Ächz!

Papierloses Dokumentenmanagement spart Zeit

Im papierlosen Dokumentenmanagement von digitalen Speditionen wird auf Zettelwirtschaft verzichtet. Alle relevanten Papiere werden digital als "elektronisches Dokument" geführt. Das ermöglicht es, schon bei der Auftragsbuchung Zeit zu sparen. Angebote müssen nicht per Telefon, Fax oder Mail eingeholt werden, sondern können per Knopfdruck gebucht werden. Auch Speditionsverträge lassen sich im gleichen System anpassen und versenden. Der Frachtführer kann den Auftrag per Knopfdruck auf den Fahrer disponieren. Dieser erhält alle auftragsrelevanten Details auf sein Smartphone.

Digitale Logistik ermöglicht Echtzeit-Informationsfluss

Über ein digitales Transportjournal sind Verlader, Spediteur und Frachtführer stets über den aktuellen Status des Transportes informiert, ohne Papiere hin- und herschicken zu müssen. Alle Transportdokumente, inkl. Anmerkungen über Beschädigungen, sind online einsehbar. An den Ladestellen werden die Ladezeiten sowie der Gefahrenübergang per digitaler Unterschrift bestätigt. Sobald diese Unterschriften getätigt sind, sind sie im Transportjournal zu sehen. Der Transport wird so komplett transparent. Telefonate, um Ankunft und Ort der Ware zu erfragen, werden überflüssig.

Wurde die Entladung bestätigt, erfahren Verlader und Spedition von der Auslieferung in Echtzeit. Die Rechnung für den Transport kann nun ohne Verzögerung erstellt und dem Frachtzahler digital zugesendet werden. Beschädigungen oder Änderungen in der Verlademenge können vom Frachtführer schriftlich und per Foto im digitalen Transportjournal kenntlich gemacht werden. Das gleiche Prozedere gilt für den Palettentausch: Auch dieser wird an den Be- und Entladestellen digital dokumentiert. Das separate Ausfüllen eines Palettenscheins entfällt.

Das papierlose Dokumentenmanagement punktet auch bei der Archivierung

Im traditionellen Dokumentenmanagement kostet die Archivierungspflicht enorme Ressourcen. “Digital” ist auch in diesem Punkt wesentlich effektiver: Alle Dokumente werden mit Dokumentenvorlagen erstellt und müssen nicht mühsam eingescannt werden. Auch wechselnde Mitarbeiter können so Transportdokumentationen, die sie zuvor nicht betreut haben, leicht finden und bearbeiten.

Rechtliche Bedingungen: digital gleich analog

Bei innerdeutschen Verkehren ist nach HGB § 408 Absatz 3 ein elektronischer Frachtbrief dem analogen Frachtbrief gleichgestellt. Wer ein papierloses Dokumentenmanagement nutzt, muss keinen ausgedruckten Frachtbrief mitführen. Das gilt allerdings nicht für den CRM-Frachtbrief, der im grenzübergreifenden Straßengüterverkehr Pflicht ist. Zwar wird von Interessensgruppen bereits seit langem ein digitaler CRM-Frachtbrief gefordert, doch zeigt die Politik bislang wenig Neigung dazu.