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Versandsoftware Von „selbstgestrickt“ zu automatisch

| Autor / Redakteur: Marc Fürstner / Dipl.-Betriebswirt (FH) Bernd Maienschein

Das Musikhaus Thomann im fränkischen Treppendorf kauft auf 50.000 m² ein, lagert, verpackt und versendet, was mit Musikinstrumenten und deren Zubehör zu tun hat. Die Versand- und Zolllösung V-LOG deckt jetzt alle Frachtführer ab und sorgt dafür, dass Änderungen jedweder Art automatisch eingepflegt werden.

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An 64 Arbeitsplätzen werden die einzelnen Sendungen gepackt und vor dem Versand kontrolliert.
An 64 Arbeitsplätzen werden die einzelnen Sendungen gepackt und vor dem Versand kontrolliert.
(Bild: MHP)

Wer die A3 bei Schlüsselfeld in Richtung Bamberg verlässt, um zum Musikhaus Thomann zu gelangen, fährt 20 km auf der Landstraße durch eine schöne fränkische Landschaft mit schmucken kleinen Dörfern. Wenn die Straße hinter Reichmannsdorf aus dem Wald herausführt, fällt der Blick auf Treppendorf, einen Weiler mit vielleicht 30 Häusern. Und mit 50.000 m² Thomann. Der Vollsortimenter führt dort etwa 80.000 Artikel in seinem Lager. 1954 vom Vater gegründet, führt Hans Thomann das Unternehmen immer noch als „unabhängigen Familienbetrieb ohne Manager und Unternehmensberater mit Anzug und Schlips“. Die rund 1150 Mitarbeiter in Treppendorf kümmern sich um mehr als 6,5 Mio. Kunden weltweit. Das bedeutet unter anderem, etwa 1250 Pakete jeglicher Größe jeden Tag in nahezu alle Länder rund um den Globus zu versenden.

Bis 2010 erledigten das Programme, die im Haus selbst entwickelt wurden. Mit wachsendem Auftragsaufkommen kamen neue Frachtführer. Mit jedem Frachtführer kam ein neues Versandprogramm. Jede Änderung seitens des Frachtführers, etwa bei den Frachtpapieren, führte zu Anpassungen im zugehörigen Programm.

Wechsel zum Standard

2010 wurde klar, dass dieser Pflegeaufwand auf Dauer nicht wirtschaftlich sein konnte. Zudem mussten der Umzug in die Lagerhalle und eine weitere Steigerung des Versandvolumens ebenso integriert werden wie die beleglose Nachnahme als neue Versendungsform. Dies hätte zu Änderungen in allen Einzelprogrammen geführt. Etwa 40 % aller Sendungen gehen ins EU-Ausland, weitere 10 % in übrige Länder. Daher spielte die Zollabwicklung eine wesentliche Rolle.

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In dieser Situation fiel die Entscheidung, die eigenen Lösungen durch ein einziges, extern entwickeltes Versand- und Zollprogramm zu ersetzen. Zwingende Anforderung war natürlich, dass dieses Programm alle Frachtführer abdeckte. Und dass Änderungen, die von den Frachtführern, der Zollverwaltung oder anderen Behörden ausgingen, nicht mehr von Thomann, sondern vom Hersteller durchgeführt wurden. Dazu gehören Details wie ein einheitlicher Druck der Versandlabel für alle Frachtführer auf einem Drucker, Proforma-Rechnungen oder die Möglichkeit, beliebig oft Abschlüsse zu erstellen – etwa dreimal täglich für DHL.

Schnittstellen zu gängigen Systemen

Nach dem Vergleich von drei infrage kommenden Lösungen entschied sich Thomann für V-LOG. Dieses Programm wird seit 1999 von der MHP Software GmbH aus Neustadt bei Hannover entwickelt und weltweit vertrieben. Die Multi-Carrier-Versandsoftware besitzt Schnittstellen zu fast allen Warenwirtschaftssystemen. Mittels der Angaben aus der Warenwirtschaft werden der entsprechende Frachtführer zugeordnet und die erforderlichen Versandpapiere erzeugt. Nach dem Druck der Versandpapiere mithilfe des entsprechenden Frachtführermoduls können ausgewählte Versanddaten wieder in die Warenwirtschaft zurückgegeben werden. Dies ist beispielsweise wichtig, wenn Adressdaten für den Versand noch geändert wurden. Zusätzlich können auch die von V-LOG erzeugten Versanddaten exportiert werden, wie etwa die Paketnummer des Frachtführers, die eine eindeutige Identifizierung der Sendung und auch eine Paketverfolgung ermöglicht. Ein wesentlicher Vorteil ist die große Erweiterbarkeit der Software: Kleinere Versandmengen sind ebenso mit V-LOG zu bedienen wie sehr große Sendungsvolumen von vielen Tausend Sendungen pro Tag. Derzeit werden weltweit circa 120 Mio. Packstücke pro Jahr mit V-LOG abgewickelt. Ebenso gibt es Hunderte von Kunden mit mittleren Versandmengen, bei denen eine Vielzahl von verschiedenen Frachtführern den Paket-, Express- und Speditionsversand erledigt. Bei dieser Zielgruppe ist oft eine besonders große Flexibilität gefordert, der V-LOG dank einer großen Anzahl an Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten gerecht wird. Die Gruppe der kleineren Versender legt wiederum Wert auf standardisierte Prozesse, die die Versandsoftware schnell und sicher umsetzt, ohne ihre Flexibilität und Erweiterbarkeit zu verlieren.

Funktionsumfang wichtig

Das Modul Z-ATLAS übernimmt auf Basis der Versandangaben die komplette Zollabwicklung. Liegt der Sendungswert unter 1000 Euro, reicht eine Inhaltserklärung samt Zolltarifnummer. Über 1000 Euro erstellt Z-ATLAS die Ausfuhrbegleitdokumente und führt die Zollanmeldung elektronisch durch. Warum V-LOG? Alexander Schell, der für die Einführung und Funktion bei Thomann verantwortlich ist, nennt eine ganze Reihe wesentlicher Gründe: Sie beginnt damit, dass alle Frachtführer in einem Programm geführt werden und weitere Frachtführer leicht zu ergänzen sind. Ebenso wichtig ist, dass die komplette Zollabwicklung integriert ist und dass man aufgrund der datenbankgestützten Systemarchitektur auf alle Daten immer aktuell zugreifen kann. Dies war auch eine wesentliche Voraussetzung dafür, die Versandsoftware mit der TGW-Logistiklösung zu verknüpfen. Schließlich waren das Lizenzmodell und damit die Investitionskosten attraktiv, da nicht für jeden der 30 Arbeitsplätze mit V-LOG eine Lizenz nötig war.

Aktuell kommen etwa 12.000 Bestellungen pro Tag in Treppendorf an. Etwa 70 % über das Internet, 10 % über den Direktverkauf und 20 % über andere Kommunikationswege. Das Logistiksystem erstellt daraus die Kommissionierungsunterlagen, das Paket wird danach gepackt, V-LOG scannt den Barcode, erstellt und druckt die Versandpapiere und Z-ATLAS, soweit nötig, die Zollunterlagen. Thomann nutzt drei Transportdienstleister sowie Fedex, UPS und DHL als Frachtführer. V-LOG erstellt hierfür die Tagesabschlusslisten und die DFÜ-Dateien.

Erwartungen erfüllt

Aus der Erfahrung der gut vier Jahre kann Schell ein positives Resümee ziehen: „Die Versand- und Zolllösung erfüllt alle unsere Anforderungen, so wie wir es uns vorgestellt haben. Sie ist benutzerfreundlich, wartungsfrei und wächst mit unseren Ansprüchen.“ Dass nur etwa zwei Mal monatlich ein Anruf beim Hersteller nötig ist, um Fragen zu klären, unterstreicht dies. ■

* Marc Fürstner ist Geschäftsführer der MHP Solution Group in 31535 Neustadt, Tel. (0 50 32) 96 56-0, mhp@mhp-solution-group.com

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