Fuhrparkmanagement Erfolgsfaktoren im Kfz-Fleetmanagement

Autor / Redakteur: Birgit Gross / Dipl.-Betriebswirt (FH) Bernd Maienschein

Ein intelligentes Management der Mobilität wird für Unternehmen immer mehr zur entscheidenden Voraussetzung für ihre Wettbewerbsfähigkeit. Das Auslagern des Flottenmanagements verspricht beachtliche Effizienzsteigerungen und spart Kosten.

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Auf der Suche nach Sparpotenzialen und geeigneten Strategien, um flexibel agieren zu können, heißt der Schlüssel für viele Manager: Konzentration auf das Kerngeschäft und Auslagerung von Bereichen, die nicht zur eigentlichen Kompetenz des Unternehmens zählen.

Besonders in den Bereichen, in denen die internen Möglichkeiten zur Optimierung begrenzt sind, wie beispielsweise beim Flottenmanagement, verspricht ein Outsourcing beachtliche Effizienzsteigerungen und Kostenminimierungen. Schließlich ist der Fuhrpark ein entscheidender Aufwandsfaktor. Bereits kleine Flotten von rund zwanzig Fahrzeugen stellen für Unternehmen eine hohe Belastung dar. Fazit: Angesichts der Dynamik der Märkte wird ein intelligentes Management der Mobilität für Unternehmen immer mehr zur entscheidenden Voraussetzung für ihre Wettbewerbsfähigkeit – und damit für ihren geschäftlichen Erfolg.

Doch im Markt findet sich ein unüberschaubar großes Angebot an Providern von unterschiedlichen Leistungen rund um die Fahrzeugflotte. Welches Servicepaket ist das richtige? Mit welchem externen Spezialisten lassen sich die schlummernden Sparpotenziale des Unternehmensfuhrparks nutzen?

Für diese Fragen gibt es unterschiedliche Antworten, die abhängig sind von den jeweiligen Stellgrößen der Flotte, wie deren Umfang und Zusammensetzung, dem tatsächlichen Bedarf und der Zielsetzung, die das Unternehmen mit der Auslagerung der Fuhrpark-Services verfolgt. Doch unabhängig von diesen Parametern gibt es einige Indikatoren, die Aufschluss darüber geben, ob Unternehmen mit einem Provider und dessen Leistungen einen wirtschaftlichen Einsatz des Fuhrparks erzielen können.

Entschließt sich ein Unternehmen dazu, mit einem externen Spezialisten beim Fleetmanagement zusammenzuarbeiten, dann zielt dieses Vorhaben im Allgemeinen darauf ab, neben Kostenersparnissen auch eine deutliche Reduzierung des internen Aufwands zu erreichen. Das lässt sich jedoch nur realisieren, wenn das Unternehmen alle Leistungen von einem Partner bezieht und nicht mehrere externe Dienstleister koordinieren muss. Voraussetzung für das Angebot eines „Rundum-sorglos-Pakets“ ist daher, dass der Provider von A bis Z das gesamte Spektrum an Leistungsfeldern rund um das Thema Fleetmanagement abdeckt und als Komplettanbieter agiert.

Allrounder müssen fachlich und wirtschaftlich denken

Der Provider muss unterschiedliche Finanzanbieter und Finanzierungsformen, Fahrzeugtypen und -marken mit leistungsfähigen IT-Systemen verbinden können, um die Abläufe für den Kunden effizient abzuwickeln. Das kann er nur, wenn er in der Steuerung komplexer Entscheidungs- und Verwaltungsprozesse erfahren ist. Gefragt sind also „Allrounder“, die auf fachlicher und wirtschaftlicher Ebene die Instrumente des Flottenmanagements beherrschen, die mit den relevanten Rechtsgrundlagen vertraut und auch im Fuhrpark-Controlling und Risk-Management zu Hause sind.

Zudem ist es von Vorteil, wenn der Anbieter sich auch auf dem Gebiet der Nutz- und Spezialfahrzeuge auskennt (Nfz). Denn nicht nur in der Chemie- und chemienahen Industrie finden sich in den Fuhrparks vieler Unternehmen neben Pkw auch Leicht-Lkw, 40-Tonner oder sogar Entsorgungsfahrzeuge und spezielle, für Gefahrgut ausgerüstete Fahrzeuge. Studien zufolge wird die Zahl dieser Kraftfahrzeuge in Unternehmensflotten in den nächsten Jahren weiter steigen: Die Nfz-Märkte sind global im Aufwind, in der Europäischen Union (EU) wächst der Absatz von Nutz- und Spezialfahrzeugen jährlich um rund 10%. Bisher gibt es nur wenige Provider, die über Erfahrung im Management von Unternehmensflotten mit einem Mix aus Pkw und Nfz verfügen.

Ein weiterer Indikator für die Kompetenz eines Anbieters ist seine Fähigkeit, sich auf die spezielle Situation des Kundenunternehmens einzustellen und die Gesamtlösung für den Fuhrpark individuell zu gestalten. Denn vordefinierte Leistungspakete führen als „Lösungen von der Stange“ beim Outsourcing des Fuhrparkmanagements nicht zum Erfolg, da keine Unternehmensflotte einer anderen gleicht. So erfordert jeder Fuhrpark ein individuell durchdachtes Konzept, was die branchen- und unternehmensspezifische Situation des Kundenunternehmens widerspiegelt und auch die Richtlinien und Geschäftsprozesse im Betrieb berücksichtigt. Es gilt der Grundsatz: Je exakter das Fleetmanagement-Konzept auf den individuellen Bedarf des Kunden hin zugeschnitten ist, desto mehr profitiert er von der Zusammenarbeit mit dem externen Dienstleister.

Modulares Flottenkonzept für hohen Individualisierungsgrad

Grundvoraussetzung für ein Flottenkonzept mit hohem Individualisierungsgrad ist der modulare Aufbau des Leistungsportfolios. Zudem ist es ein immenser Vorteil, wenn das Unternehmen neben der Leistungsart auch die Leistungsintensität, die es beziehen möchte, frei bestimmen kann. So hat Chemion Logistik ein Angebot kreiert, in dem der Kunde nicht nur die Art der Einzelleistungen auswählen, sondern auch Service-Levels definieren kann. Er bestimmt beispielsweise selbst, ob er die Termine für technische Inspektionen selbst überwachen, dazu monatliche Listeninformationen über aktuelle Fälligkeiten vom Dienstleister erhalten oder ihm die gesamte Disposition der Werkstatt-Termine übertragen möchte.

Den gleichen Spielraum gibt es bei der Beschaffung oder den administrativen Services: Möchte der Kunde eine tägliche 24-h-Hotline nutzen oder reicht ihm eine solche Notdienst-Bereitschaft an Werktagen innerhalb eines großen oder eines eher kleinen Zeitfensters? Hat das Kundenunternehmen in allen Bereichen bis hin zum Controlling die Möglichkeit, selbst die Leistungstiefe je nach Bedarf zu bestimmen, dann trägt dies entscheidend zum Individualisierungsgrad des Fleetmanagements bei.

Erfolgsfaktor Beratungskompetenz

Doch was genau ist der Bedarf des Kunden? Das ist oft nicht auf den ersten Blick ersichtlich, sondern wird erst nach einer eingehenden Fuhrparkanalyse deutlich. Es ist keine Seltenheit, dass Unternehmen aufgrund mangelnder Transparenz ihre eigene Kostenstruktur nicht genau kennen. Umso wichtiger ist dann die Erfahrung und Beratungskompetenz des Dienstleisters. Diese wird von Unternehmen, so das Ergebnis einer Studie aus dem Jahre 2006 zur Entwicklung des Flottenmanagements, als unabdingbar angesehen: Mehr als 98% der Fuhrparkmanager mittelgroßer Flotten (101 bis 200 Fahrzeuge) erwarten von einem Fleetmanagement-Provider eingehende Beratungsleistungen.

Er muss seine Erfahrung und sein Fachwissen gewinnbringend für den Kunden einsetzen und ihn mit gezielten Fragen durch den Entscheidungsprozess führen. Zu diesem Prozess gehören eine detaillierte Bestandsaufnahme des bestehenden Fuhrparks und eine Beurteilung der Rahmenbedingungen im Unternehmen. Auch die Frage, welches Ziel vornehmlich mit der Auslagerung des Fuhrparks verfolgt wird, ist für die bedarfsorientierte Planung des Fleetmanagements von elementarer Bedeutung. Steht eher der Kostenfaktor oder die optimale Auslastung und Verfügbarkeit der Flotte beim Kunden im Mittelpunkt?

Auch muss geklärt werden, welche Risiken das Unternehmen zu tragen bereit ist und welche es an den Dienstleister übertragen möchte. Erst wenn die Antworten auf diese und zahlreiche andere Fragen gefunden sind und eine saubere Evaluierung der Kosten erfolgt ist, kristallisiert sich heraus, welches das optimale Modell für den Kunden ist.

Fleetmanagement: Auslagerung wird zum Plus

Die Anforderungen in punkto Leistungsportfolio, Individualisierung und Beratungskompetenz stellen eine große Herausforderung an Provider dar: Agieren sie einerseits als Berater und entwickeln eine umfassende Fuhrparkstrategie für ihre Kunden und übernehmen andererseits die gesamte Verwaltung, dann nehmen sie eine Doppelrolle ein. Vermögen sie das zu leisten, ist das für den Kunden ein großes Plus und er erhält mehr als ein Fuhrparkkonzept: Er erhält eine ganzheitliche Mobilitätslösung für sein Unternehmen, in der alle wirtschaftlichen und speziellen betrieblichen Faktoren sowie Zusatzleistungen miteinander in Einklang gebracht werden und die entscheidend zur Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens beiträgt.

Chemion Logistik: Kundenindividuelle Leistungen aus einer Hand

Die Chemion Logistik GmbH wurde 2001 als eigenständige Gesellschaft der Bayer AG gegründet und ist heute der Bayer Industry Services GmbH & Co. OHG zugeordnet. Von den Standorten Leverkusen, Dormagen und Krefeld-Uerdingen aus bietet Chemion auf die Chemie- und chemienahe Industrie zugeschnittene Logistik-Dienstleistungen aus einer Hand an. Mit rund 1.100 Mitarbeitern deckt Chemion das komplette Logistikspektrum von der Lagerung, über den Transport bis zur Entsorgung ab, führt logistische Beratung/ Schulungen durch und stellt logistisches Spezial-Equipment sowie hoch qualifiziertes Personal bereit.Birgit Gross ist freie Journalistin in 53127 Bonn, Tel. (0228) 639369, brit.gross@t-online.de

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