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Inventur Stichprobeninventur spart viele Personentage ein

| Autor / Redakteur: Jörg Ökonomou / Dipl.-Betriebswirt (FH) Bernd Maienschein

Regelmäßige Inventur ist Pflicht. Je umfangreicher die Lagerhaltung, desto größer aber der Personalbedarf, um alle Posten zu dokumentieren. Besonders viele Arbeitsstunden müssen die Anbieter sehr kleiner Produkte einkalkulieren. Ein Schraubengroßhändler stellte auf die Stichprobeninventur um und verringerte damit den Inventuraufwand um das 333-Fache.

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Bild 2: Die 836 Artikel der Stichprobe können an einem Tag geprüft werden.
Bild 2: Die 836 Artikel der Stichprobe können an einem Tag geprüft werden.
(Bild: Max Mothes)

Der Name Max Mothes bedeutet für viele Kunden aus dem Handwerk und dem produzierenden Gewerbe die letzte Rettung auf der Suche nach passender Verbindungstechnik. Das Unternehmen hält einen außergewöhnlich großen Bestand vor. Spezialartikel werden aus eigener Fertigung geliefert. Dadurch kann praktisch jede benötigte Schraube angeboten werden. Im Lager bevorratet das Unternehmen 90.000 Artikel im Gesamtwert von 15 Mio. Euro. Dafür stehen auf einer Fläche von 12.000 m² in vier Hallen 42.000 Fachbodenregalfächer und 15.000 Palettenstellplätze zur Verfügung. Verwaltet wird diese Vielfalt durch das System Navision von Microsoft.

Per Stichprobe von 90.000 auf 836 Artikel kommen

Eine Vollinventur, wie sie in der Vergangenheit regelmäßig durchgeführt wurde, dauert bei Max Mothes 20 Tage und beschäftigt 200 Mitarbeiter. Die Stichprobeninventur ist 2012 im Unternehmen eingeführt worden (Bild 1). Den Anstoß für diese Umstellung gab Logistikleiter Michael Weber. Als er im November 2011 bei Max Mothes anfing, machte er sich auf die Suche nach Einsparpotenzialen. Das Umstellen der Inventur auf das Stichprobenverfahren war für ihn sehr naheliegend. Hintergrund ist ein deutsches Gesetz, das Unternehmen die Bestandsaufnahme wesentlich vereinfacht: § 241 des Handelsgesetzbuchs (HGB) erlaubt bereits seit 1977 das Durchführen von Stichprobeninventuren. Grundlage dafür ist das bekannte Phänomen, dass etwa 20 % aller Lagerpositionen 60 bis 95 % des Lagerwertes repräsentieren. Bei der Aufstellung des Inventars darf der Bestand demnach auch mithilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden aufgrund von Stichproben ermittelt werden. Voraussetzung ist, dass die verwendeten Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen und die Qualität des so aufgestellten Inventars dem Aussagewert einer körperlichen Bestandsaufnahme gleichkommt. Durch diese Regel können Unternehmen ihren Inventuraufwand um bis zu 95 % reduzieren.

Die Stichprobeninventur erfordert nur wenige betriebliche Voraussetzungen: Das Unternehmen muss ein IT-basiertes, zuverlässiges Lagerbestandsführungs-System einsetzen, das Lager muss mindestens 1000 Positionen umfassen und die Differenzen zwischen Buch- und Zählwerten müssen innerhalb der zulässigen Grenzen liegen. In diesem Punkt war Weber zunächst sehr skeptisch. Dafür gibt es gute Gründe: An einem zuvor aufgelösten zweiten Lagerstandort von Max Mothes waren bei vielen Positionen Überbestände aufgedeckt worden. Für den Logistikleiter war das ein weiterer Beweis dafür, dass sich bei Vollinventuren viele Zählfehler einschleichen.

Bei der Auswahl eines geeigneten Stichprobeninventursystems kamen im Februar 2012 drei Anbieter in die engere Auswahl und präsentierten ihre Lösungen bei Max Mothes. An den Terminen nahm auch ein Wirtschaftsprüfer teil, dem es besonders auf die gesetzliche Eignung der Stichprobensoftware ankam. In Deutschland dürfen nur Programme mit dem Testat einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft eingesetzt werden. Den besten Eindruck hinterließ dabei die in Hamburg ansässige Stat Control GmbH, deren Stichprobeninventursysteme von Pricewaterhouse Coopers (PwC) testiert wurden. Die von den Beratern entwickelten Systeme entsprechen den Richtlinien des Instituts der Wirtschaftsprüfer; auch internationale Vorschriften werden von den Systemen berücksichtigt. Darüber hinaus bietet Stat Control ein fundiertes Beratungsspektrum für den Einsatz von Stichprobenverfahren im Bestandsmanagement.

Weber erinnert sich, dass Stat Control der einzige Anbieter war, der ihm auf Basis der Zahlen spontan konkrete Aussagen zum voraussichtlichen Zählaufwand machen konnte. Die damalige Schätzung von rund 800 Zählpositionen lag letztendlich auch sehr nah am späteren Ergebnis. Anhand dieser Zahl konnte Max Mothes den Aufwand der Stichprobeninventur gut abschätzen. Der Einsparungsfaktor gegenüber einer Vollinventur wurde größer als 300 geschätzt. Damit ist es möglich, die nötigen Investitionen für die Software bereits im ersten Jahr mehrfach wieder hereinzuspielen.

Unterstützung beim Produkttest durch Software und Berater

Im Mai 2012 wurde daraufhin eine Generalprobe mit der Lösung Stasam von Stat Control durchgeführt. Aufgrund der negativen Erfahrung mit dem früher aufgelösten Lager bestand Weber auf diesen Test. Auf Basis der Artikelstammdaten errechnete Stasam die zu zählenden Lagerpositionen. Bei Max Mothes umfasste die Stichprobe exakt 836 Artikel, die problemlos an einem Tag geprüft werden konnten (Bild 2). Mit dem Erfassen der Mengen beauftragte Weber zwölf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich in sechs Zähltrupps organisierten. Für zusätzliche Sicherheit sorgten die mobilen Datenerfassungsgeräte (MDE), mit denen die Zählmengen direkt am Lagerort eingegeben und an Stasam auf den Personal Computer in der Verwaltung übertragen wurden. Dort wurden Buch- und Zählwerte abgeglichen, sodass Abweichungen sofort auffielen. Der gesamte Prozess wurde von den Inventurexperten von Stat Control begleitet und ausgewertet – am Abend desselben Tages lag das Ergebnis vor. Zu Webers großer Überraschung wurden bereits mit der Generalprobe die gesetzlichen Anforderungen an eine Stichprobeninventur erfüllt. Die Bestandsermittlung war somit für Max Mothes bereits im Testlauf erledigt. MM

* Dipl.-Betriebsw. Jörg Ökonomou ist Geschäftsführer der Stat Control GmbH in 20354 Hamburg, Tel.(0 40) 80 60 97 43-0, info@statcontrol.net

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