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Cloud Logistics Zollabwicklung in der Wolke

| Autor / Redakteur: Ilkay Çoban / Dipl.-Betriebswirt (FH) Bernd Maienschein

Reibungslose Abläufe sind im Außenhandel ein Muss. Vor allem für den Zigarillo- und Zigarrenhersteller Villiger Söhne spielen sie eine große Rolle – sind beim Im- und Export von Tabakwaren doch Besonderheiten zu beachten. Das Unternehmen setzt seit vielen Jahren auf eine Software von AEB, die jetzt in die AEB-Cloud umgezogen wurde.

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Maschinelle Zigarrenproduktion: Seit dem 1. Januar 2011 müssen alle Transporte von Tabakerzeugnissen unter Steueraussetzung zwischen EU-Mitgliedstaaten im Excise Movement and Control System abgewickelt werden.
Maschinelle Zigarrenproduktion: Seit dem 1. Januar 2011 müssen alle Transporte von Tabakerzeugnissen unter Steueraussetzung zwischen EU-Mitgliedstaaten im Excise Movement and Control System abgewickelt werden.
(Bild: Villiger)

Ob klassischer oder urbaner Genussraucher – der Zigarren- und Zigarillohersteller Villiger bedient Tabakliebhaber auf der ganzen Welt. Angefangen hat das Unternehmen 1888 als kleine Zigarrenmanufaktur in der Schweiz, heute produziert Villiger mehr als 1,5 Mrd. Zigarren und Zigarillos pro Jahr. Ein Teil davon wird am Standort in Waldshut-Tiengen hergestellt, der zur deutschen Tochtergesellschaft des Unternehmens gehört. Etwa 4000 Sendungen verlassen jeden Monat die Fertigwarenlager der Villiger Söhne GmbH und werden an Fachhändler, Discounter und Tabakwarenanbieter in Deutschland und Europa, aber auch weltweit versendet.

Tabakwaren versenden: alles außer einfach

Beim Versand von Tabakwaren sind einige Besonderheiten zu beachten. „Unsere Zigarren und Zigarillos fallen unter das Verbrauchsteuerrecht“, erklärt Andreas Lehmann, Verantwortlicher für das Supply-Chain-Management bei Villiger. Das Unternehmen muss daher seit dem Jahr 2011 einen Warentransport durch Deutschland oder die EU unter Steueraussetzung über das Excise Movement Control System (EMCS) abwickeln. Auch für den zollfreien Versand von Nichtunionswaren gibt es spezielle Anforderungen. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn Zigarren aus dem Mutterhaus in der Schweiz eingeführt und im Zolllager in Waldshut-Tiengen zwischengelagert werden.

Zigarillos der Villiger Söhne GmbH werden in alle Welt exportiert. Dabei gibt es gewisse Besonderheiten zu beachten.
Zigarillos der Villiger Söhne GmbH werden in alle Welt exportiert. Dabei gibt es gewisse Besonderheiten zu beachten.
(Bild: AEB)

Um den Versand samt zollrechtlichen Besonderheiten effizient abzuwickeln, setzt die Villiger Söhne GmbH auf die Zusammenarbeit mit dem Softwareanbieter AEB – und zwar bereits seit 1999. Damals suchte das Unternehmen zunächst eine Software, die die Mitarbeiter beim Thema Packlisten und Lieferscheine unterstützen sollte. Über die Jahre kamen dann Einfuhr, Ausfuhr, Zolllager, EMCS und Compliance-Management hinzu. „Unser Ziel war, eine Software einzuführen, die so wenig Schnittstellen wie möglich benötigt und gleichzeitig all die speziellen Anforderungen im Tabakbereich erfüllen kann“, sagt Lehmann.

Eigene IT vor großen Herausforderungen

Vor einiger Zeit stand eine weitere Veränderung an: der Umzug der Software ins AEB-Rechenzentrum. Bis dato hatte Villiger die Software im eigenen Rechenzentrum betrieben. „Wir kamen allerdings an einen Punkt, an dem der Support-Aufwand für meine Mitarbeiter kaum mehr zu leisten war“, erläutert Bernd Finkenzeller, IT-Verantwortlicher bei dem Tabakwarenhersteller. Schließlich benötigen die Mitarbeiter eine garantierte Rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit des Systems an den Werktagen.

Zudem gibt es bei Zollsoftware oftmals Änderungen, die von außen getrieben werden – etwa Regularien und Gesetze, die die Zoll- und Exportabwicklung beeinflussen. So ändern sich beispielsweise zu prüfende Sanktionslisten oder auch fortlaufende Releases des Atlas-Zollsystems. Die entsprechende Pflege der Software und die regelmäßigen Updates belasteten die IT-Ressourcen bei Villiger zusätzlich.

Um den Versand inklusive aller zollrechtlicher Besonderheiten für seine Tabakwaren von Standort Waldshut-Tiengen effizient abzuwickeln, setzt Villiger auf Software von AEB.
Um den Versand inklusive aller zollrechtlicher Besonderheiten für seine Tabakwaren von Standort Waldshut-Tiengen effizient abzuwickeln, setzt Villiger auf Software von AEB.
(Bild: Edwin Dodd)

Safety first – kein Problem

Nachdem die Verantwortlichen bei Villiger die Situation näher analysiert hatten, war klar: Ein Umzug der Software ins AEB-Rechenzentrum würde deutliche Vorteile bringen. „Wir haben erkannt, dass eine Auslagerung der Lösung in die Cloud für uns sinnvoll ist. Dadurch können wir uns auf die wirklich Wert-treibenden IT-Themen konzentrieren und müssen nicht Pflege- und Wartungsaufwände für eine Lösung aufbringen, die vom Anbieter effizienter und kompetenter verwaltet werden kann“, erklärt Lehmann.

Bei den Überlegungen zum Umzug in die Cloud spielten natürlich auch die Themen Datenschutz und Datensicherheit eine wichtige Rolle. Die Verantwortlichen ließen sich durch das ISO-27001-zertifizierte AEB-Rechenzentrum in Stuttgart führen und prüften die Datenschutzrichtlinien, entsprechende Zertifikate sowie die Sicherheitskonzepte. Das Ergebnis war positiv und es gab keine Beanstandungen. Auch der Datenschutzbeauftragte von Villiger gab seine Zustimmung. „Ausschlaggebend war am Ende aber das Vertrauen in AEB, das durch die langjährige Zusammenarbeit gewachsen ist“, so Lehmann.

Umzug in die Wolke

Im nächsten Schritt erstellten AEB und Villiger einen Projektplan für den Umzug – inklusive Termin- und Testplan. „Wir haben uns bewusst für einen Umzug unter der Woche entschieden und einen Ausfall in Kauf genommen, weil wir die Zollabwicklung in der Cloud gleich unter Realbedingungen testen wollten“, erklärt Lehmann. Um keine größeren Lieferausfälle zu verursachen, musste der Umzug also reibungslos funktionieren.

Basierend auf dem Projektplan begannen beide Unternehmen mit den konkreten Vorbereitungen. Der Tabakwarenproduzent stellte eine Kopie seiner aktuellen Applikation inklusive der Datenbank zur Verfügung. Auf dieser Grundlage richtete der Softwareanbieter eine Testumgebung im Rechenzentrum ein, die Villiger eingehend prüfte. Gleichzeitig baute AEB das Produktivsystem auf, in dem später gearbeitet werden sollte.

Am 8. Juli 2015 war es dann so weit: Villiger wickelte noch bis 11 Uhr seinen Versand ab, dann wurde der Betrieb im eigenen Rechenzentrum eingestellt und der Umzug der Daten durchgeführt. Ab 8 Uhr am nächsten Morgen wurden Tests gefahren, um 12 Uhr stieg Villiger wieder in den Produktivbetrieb ein. Lehmann resümiert: „Der Umzug war von AEB sehr gut vorbereitet, wurde perfekt im Rahmen des Zeitplans umgesetzt und lief sehr geräuschlos über die Bühne.“

IT und Anwender zufrieden

Das IT-Team rund um Bernd Finkenzeller freut sich seit dem Umzug der Lösungen in die Cloud über eine deutliche Entlastung. Denn Wartung, Pflege und Support der Software fallen nun in den Aufgabenbereich von AEB. „Der Umzug ins Rechenzentrum der AEB hat dafür gesorgt, dass wir endlich wieder mehr Zeit für das Wesentliche haben“, fasst Andreas Lehmann zusammen.

Auch die Anwender sind zufrieden. „Wir haben jetzt einen IT-Support rund um die Uhr und ersparen uns den Umweg über die eigene IT“, erzählt Brigitte Amann, Mitarbeiterin im Supply-Chain-Management bei Villiger. „Jeder User hat die Nummer der AEB-Hotline parat und ruft bei Problemen oder Fragen direkt dort an.“

Zolllager aus der Cloud

Der operative Betrieb am Standort Waldshut-Tiengen hat sich durch den Umzug dagegen kaum verändert. In Sachen Zolllager beispielsweise hilft die AEB-Software auch als Cloud-Lösung weiterhin, die Warenein- und -ausgänge immer im Blick zu haben. Da jede Bewegung von Gütern in das und aus dem Zolllager sowohl im ERP-System von Villiger als auch von der Behörde erfasst wird, ist eine genaue Dokumentation extrem wichtig. „Zeigen sich Abweichungen zwischen unseren Daten und denen des Zolls, müssen wir Abgaben entrichten“, erklärt Lehmann. Die Software hilft dabei, alle Vorgänge im Zolllager korrekt zu verbuchen – und so Zollabgaben zu sparen. Denn lagert Villiger Ware aus Drittländern im zollfreien Bereich und verkauft einen Teil davon an einen Käufer außerhalb der EU, werden keine Abgaben fällig.

Geht bei Villiger ein Auftrag ein, bei dem Waren aus dem Zolllager in Waldshut-Tiengen versendet werden sollen, wird die bestellte Ware kommissioniert und entsprechend den Landesbedingung des Kunden konfektioniert. Für eine zollfreie Lieferung von Nichtunionsware innerhalb der EU muss das Unternehmen ein T1-Versandverfahren eröffnen. Um die Ware in ein Drittland zu transportieren, wird zusätzlich ein Ausfuhrbegleitdokument benötigt.

Hier hilft die Lösung durch intelligente Prozessunterstützung und sorgt für einen reibungslosen Ablauf und eine schnelle Kommunikation mit den Behörden. Dazu übernimmt die Software die für die Lieferung benötigten Daten aus dem SAP-System von Villiger und übergibt sie dem Atlas-System des Zolls. Dabei stellt sie durch integrierte Prüfungen und Hinweise sicher, dass jene vollständig und plausibel sind – ein echter Wettbewerbsvorteil für Villiger. Denn bei fehlerhaften oder unvollständigen Zollanmeldungen drohen Lieferverzögerungen. Anschließend leitet die Software alle relevanten Daten an den Zoll weiter, der entscheidet, ob eine Zollbeschau durchgeführt oder ob die Lieferung freigegeben wird.

Ist die Überlassung bei Villiger eingetroffen, verplomben Villiger-Mitarbeiter die Ware. Dies stellt sicher, dass die Ware in unverändertem Zustand beim Empfänger gestellt und die Nämlichkeit der Ware garantiert wird. Die verwendeten Plomben werden in der Software dokumentiert, sodass die Informationen dazu jederzeit während der Lieferung nachvollzogen werden können. Außerdem erstellt die Lösung automatisiert die entsprechenden Begleitdokumente, die der Lieferung beigelegt werden müssen. Trifft die Ware beim Kunden ein, bestätigt dieser den Empfang online und die zollfreie Lieferung war erfolgreich.

Effiziente EMCS-Abwicklung

„Auch beim Thema Verbrauchsteuer unterstützen uns die AEB-Lösungen“, sagt Lehmann. „Mit der Software können wir das EMCS-Verfahren einfach eröffnen und überwachen.“ Vor der Einführung der Lösung 2011 war die Verbrauchsteuerabwicklung ein rein manueller und aufwendiger Prozess bei Villiger. Fachmitarbeiter mussten jedes Warenbegleitdokument einzeln ausfüllen – und nicht selten auch bei der Behörde vorstellig werden, um eine Lieferung durchzuführen.

Heute generiert Villiger für jede Lieferung ein elektronisches Verwaltungsdokument (e-VD) mithilfe der Software, das dem Zoll vorgelegt wird. Erklärt die Behörde das Dokument für gültig, kann Villiger die Ware versenden. Eine reibungslose EMCS-Abwicklung und Dokumentation ist für das Tabakunternehmen nicht nur wichtig, sondern essenziell. „Denn wir als Unternehmen sind in der Nachweispflicht. Wir müssen zu jeder Zeit belegen können, dass nur Ware unser Steuerlager verlässt, für die die richtigen Anschlussdokumente erstellt wurden“, so Lehmann.

Die Software ermöglicht ein zentrales Management und Transparenz über den gesamten Warenverkehr von verbrauchsteuerpflichtigen Waren unter Steueraussetzung, einschließlich des jeweiligen Status. Dies unterstützt das operative Geschäft, ermöglicht aber auch einen noch besseren Kundenservice und stellt die Einhaltung der Zollvorschriften sicher – beides entscheidende Vorteile für Villiger.

Fazit: mehr Rechtssicherheit und effizientere Prozesse

Mit der Softwareunterstützung von AEB kann Villiger automatisiert, effizient und transparent zollrelevante Prozesse abwickeln, Steuerzahlungen vermeiden und rechtssicher versenden. Die Lösung spart viele manuelle Handgriffe und Zeit in den Fachabteilungen.

Zeit haben seit dem Umzug der Lösung ins AEB-Rechenzentrum auch die IT-Mitarbeiter – und zwar für die eigenen, wertschöpfenden IT-Themen. „Wir haben in der langjährigen Zusammenarbeit mit AEB sehr gute Erfahrungen gemacht“, resümiert Lehmann. „Und wir setzen auch in Zukunft auf AEB.“ So ist der nächste Schritt in der Kooperation beider Unternehmen bereits in Umsetzung: der Einsatz einer Warehouse-Management-Lösung zur Verwaltung der Villiger-Fertigwarenlager.

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* Ilkay Çoban ist Leiter Service bei der AEB GmbH in 70567 Stuttgart, Tel. (07 11) 7 28 42-1 04, ilkay.coban@aeb.com

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