Lieferantenqualifizierung

Risiko Lieferkette: Wie Sie trotzdem alles im Griff haben

| Autor / Redakteur: Christoph Knez / Bernd Maienschein

Weltweit verteilte Lieferketten sind in der Herstellung von Arzneimitteln mittlerweile die Regel.
Weltweit verteilte Lieferketten sind in der Herstellung von Arzneimitteln mittlerweile die Regel. (Bild: ©leowolfert - stock.adobe.com)

Komplexe, über die Welt verteilte Lieferketten sind in der Pharmabranche gang und gebe. Wenn hier etwas schiefläuft, dann hat der Hersteller ein echtes Problem. Mit einem risikobasierten Ansatz bekommen Sie die Lieferantenqualifizierung unter Kontrolle.

Die Lieferkette in der pharmazeutischen Industrie ist komplex. Neben der strengen Regulierung der Branche tragen die komplizierte Struktur der pharmazeutischen Lieferkette sowie deren globale Ausrichtung zu dieser Komplexität bei. Die Wachstumsmärkte Indien und China, wo es jetzt viele Anbieter (Lieferanten) für Trägersubstanzen, API und CMO gibt, veranschaulichen diesen globalen Charakter.

Globale Lieferketten können entgleisen

Die geografische Expansion führt zu einer weiteren ernst zu nehmenden komplexen Schicht – dem Risiko, dass etwas schief gehen könnte, nicht nur bei der Herstellung, sondern auch im Transit. Wenn in der Lieferkette etwas falsch läuft, egal wo, dann wirkt sich das auf den Hersteller sowie auf die Patienten aus, die vom Produkt profitieren sollen. Ein entsprechendes Qualitätsmanagement kann dies verhindern helfen.

Zur Minimierung von Risiken müssen diese in der Lieferkette durch eine vor- und nachgelagerte Qualitätssicherung gewährleistet werden. Dies dient unter anderem zur Sicherstellung der Konformität mit den Regularien, die von den Marktteilnehmern (Lieferant, Hersteller) einzuhalten sind. Diese kontinuierliche Leistung spiegelt sich in verbesserten Geschäftskennzahlen wider, wie beispielsweise weniger Mängel und Rücksendungen an Lieferanten, einem größeren Anteil der Produkte, die Standards entsprechen, weniger Abfall und Verschwendung, reduzierte Nacharbeit und ein besserer First Pass Yield.

Risiko Lieferkette – Beispiel

Es ist äußerst wichtig, den Ursprung der hergestellten Produkte zu kennen und wie sie letztendlich an den Markt geliefert werden. Wenn dann etwas falsch läuft, muss das Problem unbedingt schnell identifiziert und korrigiert werden, um die Auswirkungen auf die Produktverfügbarkeit zu minimieren und negative Auswirkungen für Patienten zu verhindern. Dazu ein Beispiel: Geographische Expansion fügt einen weiteren Baustein zur Komplexität der Lieferkette hinzu – das Risiko, dass etwas schieflaufen kann, nicht mehr nur in der Produktion, sondern auch im Transit. Wenn es zum Beispiel zu Naturkatastrophen kommt, ist die Frage nicht mehr, ob, sondern wann die Lieferkette davon heimgesucht wird.

Im September 2017 war dies anschaulich zu erleben, als Hurrikan Maria, ein tödlicher Kategories-5-Hurrikan, Puerto Rico verwüstet hatte. Dieser Sturm wurde als das schlimmste Naturereignis für die Insel in den Registern vermerkt, seitdem Statistiken geführt werden. Nach dem Sturm verkündete die FDA, dass die USA Liefermängel für Arzneimittel zu erwarten habe, da Hurrikan Marie die vor Ort ansässige Arzneimittelproduktion stark in Mitleidenschaft gezogen hatte [1].

Etwa 10 % aller in den USA verschreibungspflichtigen Medikamente werden in Puerto Rico hergestellt. Diese beinhalten kritische Produkte, wie Medikamente und Behandlungen für Krebs, HIV und rheumatoide Arthritis.

In den Folgewochen nach dem Hurrikan wurde nur ein Bruchteil der Elektrizität auf der Insel wiederhergestellt, während ein Großteil der von Großkonzernen betriebenen Produktionsstätten durch Generatoren mit Energie versorgt wurden, die jedoch eine konstante Produktion nicht aufrechterhalten konnten.

In Folge eines Naturdesasters, wie dieses Hurrikans und der damit verbundenen Produktionsprobleme, werden viele Hersteller vermehrt gezwungen, sich an Ausweichlieferanten zu wenden und das führt naturgemäß zu mangelnder Betriebskontinuität, deren Aufrechterhaltung eminent wichtig für lebenswichtige Medikamente ist.

Für Life-Sciences-Unternehmen sind Naturdesaster und Risiken in der Lieferkette kaum neu. Gemäß des BDO Life Sciences RiskFaktor Report 2017 bezifferten 81 % der Top-100-Unternehmen im NASDAQ Biotechnologie Index Naturkatastrophen in ihren letzten Berichten als Risiko [2, 3].

Fast alle (97 %) wiesen Probleme in der Lieferkette in den Berichten aus, einschließlich Produktverfügbarkeiten und Konformität mit GMP. Seit den letzten fünf Jahren wurden beide Risiken in den Reports jährlich separat aufgeführt.

Für die Dringlichkeit zur Vorbereitung auf Naturkatastrophen dieser Art und auf die Sicherstellung einer zuverlässigen Lieferkette sollte dieser Hurrikan als wichtige Gedächtnisstütze dienen.

Viele Hersteller hatten sich aufgrund der Steuervorteile für Produktionsstätten in Puerto Rico entschieden. Aber diese Vorteile können nicht länger Risiken in der Lieferkette, in Zusammenhang mit der Produktion, konzentriert in einem einzigen Gebiet, ausgleichen. Vorausschauend wäre pharmazeutischen Herstellern mit weltweiter Geschäftstätigkeit dringend anzuraten, die Risiken in der Lieferkette neu zu bewerten.

Lieferantenqualität

Das Beispiel verdeutlicht auch die Bedeutung der Lieferanten und ihrer Qualität. Zur Sicherstellung derselben muss man die Bedeutung des Begriffs „Lieferantenqualität“ für den Lieferanten sowie für den Bereich des Systems verstehen. Die hier verwendete Definition ist eng an das Qualitätssystem der GMP-Richtlinien (good manufacturing practices) der amerikanischen Behörde FDA (Food and Drug Administration) angeknüpft.

Zum Bereich der Qualitätssicherung für Lieferanten gehören: Arzneimittelkomponenten, wie zum Beispiel Behälter, Verschlüsse, Verpackungen und Etiketten; produktionsbezogener Bedarf, Produktionsausstattung und Anlagen, Zubehör für Ausstattung und Anlagensysteme sowie ein Labor für Qualitätskontrolle, Ausstattung, Reagenzien und Zubehör. Zusätzlich zur vorhergehenden Liste gehören auch ausgelagerte Dienstleistungen zum Bereich der Qualitätssicherung für Lieferanten, wie Auftragshersteller (CMOs), externe Lagerkapazitäten, Vertriebsdienste, Gebäudedienste, externe Labore und Berater. All diese Bereiche sind beim Planen der Strategie für Lieferantenqualität entscheidend.

Es müssen nicht nur der Bereich für Lieferantenqualität bestimmt, sondern auch die zu berücksichtigenden Posten identifiziert werden, da sie mit den jeweiligen oben genannten Lieferanten oder Dienstleistern in Verbindung stehen. Gemäß den Richtlinien der FDA sollten für jeden Lieferanten folgende Systeme geprüft werden: Qualität, Material, Gebäude und Ausstattung, Produktion, Laborkontrollen, Verpackung und Etikettierung, Verantwortlichkeiten der Geschäftsführung, Ressourcen, Herstellungsvorgänge und Bewertungsmaßnahmen [4].

Für solch eine lange Liste von Lieferantentypen müssen eine Menge Systeme überprüft und überwacht werden, daher wäre es für alle Hersteller ratsam, einen risikobasierten Ansatz zum Qualitätsmanagement für Lieferanten in Betracht zu ziehen.

Risikobasierter Ansatz

Was versteht man unter einem risikobasierten Ansatz zur Lieferantenqualität? Das ist relativ schlüssig. Es bedeutet, dass Lieferanten von Material und Dienstleistungen entsprechend ihrer Auswirkungen auf Herstellungs- und Vertriebsprozesse oder Arzneimittel und den damit verbundenen Risiken in Risikostufen eingeteilt werden sollten, um differenzierten Aufwand in Bezug auf Qualität, Kontrolle und Lieferantenmanagement zu ermöglichen.

Hersteller stufen einen Lieferanten beispielsweise nach folgenden Kriterien ein:

  • Hohes Risiko und Auswirkung auf den Herstellungsprozess: Ein Lieferant stellt Materialien beziehungsweise Dienstleistungen bereit, die direkt oder indirekt kritische Auswirkungen auf die Herstellung haben, beispielsweise auf Qualität, die Zuverlässigkeit des Herstellungsprozesses, Rohmaterial, fertiggestellte Arzneimittel oder Arzneimittel in Bearbeitung.
  • Mittleres Risiko und Auswirkung auf den Herstellungsprozess: Ein Lieferant stellt Materialien beziehungsweise Dienstleistungen bereit, die direkt oder indirekt nicht-kritische Auswirkungen auf beispielsweise Qualität, die Zuverlässigkeit des Herstellungsprozesses, Rohmaterial, fertiggestellte Arzneimittel oder Arzneimittel in Bearbeitung haben.
  • Niedriges Risiko und Auswirkung auf den Herstellungsprozess: Dem obigen Muster folgend, ein Lieferant, dessen Materialien beziehungsweise Dienstleistungen niedrige Auswirkungen auf Qualität, die Zuverlässigkeit des Herstellungsprozesses, Rohmaterial, fertiggestellte Arzneimittel oder Arzneimittel in Bearbeitung haben.
  • Kein Risiko und Auswirkung auf den Herstellungsprozess: Ein Lieferant, dessen Dienstleistungen keine Auswirkungen auf beispielsweise Qualität, Zuverlässigkeit des Herstellungsprozesses, Rohmaterial, fertiggestellte Arzneimittel oder Arzneimittel in Bearbeitung haben, oder dessen Dienstleistungen dafür nicht direkt relevant sind.

Lieferanten könnten auch entsprechend ihrer CGMP-Auswirkungen (current good manufacturing practice regulations) eingestuft werden und nach der Wahrscheinlichkeit, dass sie Verfahren, Material oder Produkte negativ beeinflussen und somit Abweichungen von den Pflichtenheften verursachen.

Jedem Unternehmen sollte bewusst sein, dass die Einstufung eines Lieferanten Auswirkungen auf den Grad der Zusammenarbeit mit dem Lieferanten hat. Ein Hersteller, der für Lieferanten mit wesentlichen Auswirkungen auf den Herstellungsprozess einen risikobasierten Ansatz zum Management für Qualitätssicherung anwendet, integriert sein Team so umfassend wie möglich in die Lieferantenprozesse, um jegliche Probleme bereits vor der Lieferung zu lösen.

Risikobasierte Aktionspläne

Bei der Risikoeinstufung eines Lieferanten zeigt sich, welchen Lieferanten man mehr Aufmerksamkeit widmen sollte und wo genauere Kontrollen erforderlich werden. Bei Lieferanten mit hohem Risiko für den Herstellungsprozess ist es durchaus angeraten, häufig Kontrollen durchzuführen und Ressourcen für Qualitätssicherung direkt beim Lieferanten einzusetzen, um Ereignisse abzuwenden, die den normalen Herstellungsbetrieb aufhalten könnten.

Bei Lieferanten mit mäßigem Risiko auf die Produktion sind noch immer häufige Kontrollen erforderlich, diese Lieferanten müssen jedoch nicht so genau überprüft werden wie ihre Kollegen mit hohem Risiko. Lieferanten mit niedrigen oder keinen Auswirkungen auf die Produktion erfordern noch weniger Aufmerksamkeit. Ein geregelter Kontrollplan mag ausreichen. Teams, die sich mit der Lieferantenqualität auseinandersetzen, können über dieses Risikomanagement entsprechend intelligent, je nach Risiko, eingesetzt werden.

Beste Vorgehensweisen für einen risikobasierten Ansatz

Unternehmen müssen sich darüber bewusst sein, dass Auslagerung immer gängiger wird und daher Lieferantenkontrollen gründlicher durchgeführt werden müssen. Aus diesem Grund sollten Hersteller dem Lieferantenmanagement zunehmend mehr Ressourcen für Qualitätssicherung zuordnen. Zur Herstellung eines Produkts sind immer mehr Lieferanten erforderlich, daher muss der Hersteller für die notwendigen Mitarbeiter und Qualitätssicherungsprozesse sorgen, um die hohen Qualitätsansprüche zu gewährleisten.

Ein risikobasierter Ansatz erfordert grundsätzliche und detaillierte Qualitäts- und Geschäftsvereinbarungen mit allen Vertragsherstellern und mit allen wichtigen Dienstleistungsanbietern, einschließlich Rahmenbedingungen in Bezug auf Übersetzungen, Umwelt, IT, Dienstleistungen für Ausstattung, Personalagenturen und andere Bereiche, die das Endergebnis des Lieferanten beeinflussen [5].

Ein solider risikobasierter Ansatz zu Lieferantenqualität bezieht auch das Unternehmensrisiko mit ein, da dies im Hinblick auf Lieferanten für kritische Materialien und Dienstleistungen ebenso wichtig ist wie das Produktrisiko.

Wenn ein wichtiger Lieferant das Geschäft aufgibt oder von einem anderen Unternehmen übernommen wird, kann dies ernsthafte Auswirkungen auf ein Unternehmen haben, das sein Produkt auf den Markt bringen möchte. Daher müssen die Häufigkeit und das Ausmaß der Kontrollen diese kritischen Lieferanten auf das Produkt- sowie auf das Unternehmensrisiko basieren.

Als beste Vorgehensweise für einen risikobasierten Ansatz zum Qualitätsmanagement für Lieferanten zählt auch die Einbeziehung des hausinternen Qualitätsmanagements in den Vertragsprozess mit Lieferanten. Vereinbarungen müssen neben dem kommerziellen Teil eben auch die Qualität berücksichtigen. Die Qualitätsfunktion erfordert zudem eine professionelle Bewertung der Mitarbeiter, Prozesse und der Technologie des Lieferanten, die das Endergebnis beeinflussen könnten. (Abb. 1).

Schließlich sollten Lieferantenkontrollen nicht nur konformitätsbedingt sein, sondern auch Beobachtungen in Bezug auf Prozess- und Effizienzverbesserungen beinhalten. Eine Organisation reift, und mit ihr reifen auch die Ansprüche an ihre Lieferanten. Hersteller sollten Lieferanten als „Partner“ behandeln und sie stets über zukünftige Produktanforderungen sowie Planung informieren. So haben Lieferanten die Möglichkeit, sich auf zukünftige Pläne vorzubereiten und Verzögerungen oder Defizite zu verhindern, die sich aus ungenügender Lieferantenqualität ergeben könnten.

Weitere Gründe für risikobasierte Lieferantenqualität

Ein risikobasierter Ansatz zu Lieferantenqualität schützt nicht nur vor Verzögerungen bei der Herstellung oder vor möglichen Rückrufaktionen, er unterstützt auch Bemühungen um Konformität. Angesichts der Globalisierung und zunehmender Auslagerung entstehen jedes Jahr mehr Richtlinien, welche die Lieferantenqualität beeinflussen. Folgende Richtlinien nehmen standardmäßig Bezug auf Lieferantenmanagement: EU (Eudralex), Pharmaceutical Inspection Convention and Pharmaceutical Inspection Co-operation Scheme (PIC/S), International Conference on Harmonisation (ICH) und die amerikanische Food and Drug Administration (FDA). Obwohl sich die Einzelheiten der Richtlinien unterscheiden, haben sie eine gemeinsame grundlegende Botschaft: Die Aktivitäten des Lieferantenmanagements sind ein wesentlicher Bestandteil der GMP- und Qualitätssystemanforderungen.

Ein risikobasierter Ansatz zur Lieferantenqualität ist für alle pharmazeutischen oder Herstellungsorganisationen unerlässlich. Ein umfassender Plan und eine ordnungsgemäße Einstufung der Lieferanten ermöglicht es den Qualitätsfachleuten, Risiken zu reduzieren, die Transparenz ihrer Lieferanten zu verbessern, Gesetzeskonformität aufrechtzuerhalten und für die Zukunft ihrer Organisation zu planen.

Dieser Beitrag erschien zuerst auf unserem Partnerportal „www.process.vogel.de“

Literatur

[1] FDA, 2017: Statement from FDA Commissioner Scott Gottlieb, M. D. on FDA’s continued assistance following the natural disaster in Puerto Rico. 06. Oktober 2017. www.fda.gov/news-events/press-announcements/statement-fda-commissioner-scott-gottlieb-md-fdas-continued-assistance-following-natural-disaster, Abruf zuletzt am 16.07.2019.

[2] BDO Life Sciences Risk Factor Report, 2017. Oktober. https://www.bdo.com/insights/industries/technology/2017-bdo-life-sciences-riskfactor-report/2017-bdo-life-sciences-riskfactor-report, Abruf zuletzt am 16.07.2019.

[3] BDO, 2017: What drug manufacturers should watch in the wake of natural disasters: Oktober 2017. https://www.bdo.com/insights/industries/healthcare/irma,-maria-highlight-pharmas-need-to-balance-sup, Abruf zuletzt am 16.07.2019.

[4] FDA, 2006: Guidance for Industry Quality Systems Approach to Pharmaceutical CGMP Regulations [FDA, Leitfaden für einen Ansatz zu Qualitätssystemen für die Industrie in Bezug auf CGMP-Richtlinien in der Pharmaindustrie], September 2006.

[5] Campbell, John J., 2018: Understanding Pharma – the professional guide to how pharmaceutical and biotech companies really work. 3rd Edition, Syneos Health.

* Christoph Knez ist IQVIA Quality Compliance bei der IQVIA Commercial GmbH & Co. OHG, Kontakt: christoph.knez@iqvia.com

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