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Transportmanagementsysteme Warum Speditionen ihre Schattensysteme eliminieren müssen

Von Dietmar Haveloh * 6 min Lesedauer

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Transportmanagementsysteme können heute große Teile der Auftragsabwicklung in der Logistik automatisieren. Trotzdem arbeiten viele Speditionen parallel mit Nebenlösungen wie Excel.

Die Voraussetzung für leistungsfähige Transportmanagementsysteme ist eine belastbare Datenbasis. Schattensysteme in Speditionen wie etwa Excel torpedieren das.(Bild: © miss irine - stock.adobe.com)
Die Voraussetzung für leistungsfähige Transportmanagementsysteme ist eine belastbare Datenbasis. Schattensysteme in Speditionen wie etwa Excel torpedieren das.
(Bild: © miss irine - stock.adobe.com)

Mitarbeiter organisieren beispielsweise in Excel-Listen ihre Abläufe nach vertrauten Mustern – dabei entstehen Fehler, Personal wird gebunden und Erlöse gehen verloren. Basierend auf diesen Prozessen und Tools ist eine Automatisierung nicht möglich. Die Voraussetzung wäre eine valide Datenbasis von hoher Qualität. Erst wenn die gegeben ist, kann im nächsten Schritt über den Einsatz künstlicher Intelligenz (KI) nachgedacht werden. Excel hält selbst in hochgradig digitalisierten Unternehmen Systeme zusammen: Das zeigt die 2026 veröffentlichte Tax-Technology-Studie von Grant Thornton: 94 Prozent der befragten Unternehmen nutzen Excel als Vermittler zwischen Systemen. Bei 61 Prozent liegen relevante Daten in Excel-Dateien oder dezentralen Ablagen. Systemintegration und Datenqualität zählen mit 63 beziehungsweise 56 Prozent zu den zentralen Hemmnissen für neue Technologien. Ähnliches lässt sich auch in anderen Branchen beobachten: In Speditionen und bei Logistikdienstleistern sind Schattensysteme wie Excel neben ERP- und Transportmanagementsystemen (TMS) nach wie vor fester Bestandteil des Arbeitsalltags.

Nacharbeit für erfahrene Mitarbeiter

Eigentlich kann ein Transportmanagementsystem (TMS) mit den Daten aus der Auftragserfassung und Abfertigung die Disposition automatisieren. In vielen Unternehmen kommt trotzdem Excel zum Einsatz: Die benötigten Angaben sind in der Tabelle vorhanden, Zeilen und Spalten lassen sich verschieben, die Aufträge den Fahrzeugen zuordnen. Die Mitarbeiter der Disposition arbeiten hier nach ihrem eigenen System. Ins TMS tragen sie nur rudimentäre Daten ein. Was für die Abrechnung fehlt, muss später manuell recherchiert und ergänzt werden: etwa, ob für die Zustellung eine Ladebühne benötigt wurde, mehrere Fahrten erforderlich waren oder Gefahrgutausrüstung zum Einsatz kam.

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