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Stat Control GmbH - Statistische Controlling Systeme - DIE INVENTUREXPERTEN

Software für Stichprobeninventur benötigt Testat vom Wirtschaftsprüfer

Bei der Auswahl eines geeigneten Sichprobeninventursystems kamen im Februar 2012 drei Anbieter in die engere Auswahl und präsentierten ihre Lösungen bei Max Mothes. An den Terminen nahm auch ein Wirtschaftsprüfer teil, dem es besonders auf die gesetzliche Eignung der Stichprobensoftware ankam. In Deutschland dürfen nur Programme mit dem Testat einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft eingesetzt werden.

Den besten Eindruck hinterließ dabei die in Hamburg ansässige Stat Control GmbH, deren Stichprobeninventursysteme von Pricewaterhouse Coopers (PwC) testiert wurden. Die von den Beratern entwickelten Systeme entsprechen den Richtlinien des Instituts der Wirtschaftsprüfer; auch internationale Vorschriften werden von den Systemen berücksichtigt. Darüber hinaus bietet Stat Control ein fundiertes Beratungsspektrum für den Einsatz von Stichprobenverfahren im Bestandsmanagement.

Unterstützung beim Produkttest durch Software und Berater

Weber erinnert sich, dass Stat Control der einzige Anbieter war, der ihm auf Basis der Zahlen spontan konkrete Aussagen zum voraussichtlichen Zählaufwand machen konnte. Die damalige Schätzung von rund 800 Zählpositionen lag letztendlich auch sehr nah am späteren Ergebnis. Anhand dieser Zahl konnte Max Mothes den Aufwand der Stichprobeninventur gut abschätzen. Der Einsparungsfaktor gegenüber einer Vollinventur wurde größer als 300 geschätzt. Damit ist es möglich, die nötigen Investitionen für die Software bereits im ersten Jahr mehrfach wieder hereinzuspielen.

Im Mai 2012 wurde daraufhin eine Generalprobe mit der Lösung Stasam von Stat Control durchgeführt. Aufgrund der negativen Erfahrung mit dem früher aufgelösten Lager hat Weber auf diesen Test bestanden. Auf Basis der Artikelstammdaten errechnete Stasam die zu zählenden Lagerpositionen. Bei Max Mothes umfasste die Stichprobe exakt 836 Artikel, die problemlos an einem Tag geprüft werden konnten. Mit dem Erfassen der Mengen beauftragte Weber zwölf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die sich in sechs Zähltrupps organisierten. Für zusätzliche Sicherheit sorgten die mobilen Datenerfassungsgeräte (MDE), mit denen die Zählmengen bei Max Mothes direkt am Lagerort eingegeben und an Stasam auf den Personal Computer in der Verwaltung übertragen wurden. Dort wurden Buch- und Zählwerte abgeglichen, sodass Abweichungen sofort auffielen.

Schon die Generalprobe erfüllte die gesetzlichen Vorgaben

Der gesamte Prozess wurde von den Inventurexperten von Stat Control begleitet und ausgewertet – am Abend desselben Tages lag das Ergebnis vor. Zu Webers großer Überraschung wurden bereits mit der Generalprobe die gesetzlichen Anforderungen an eine Stichprobeninventur erfüllt. Die Bestandsermittlung war somit für Max Mothes bereits im Testlauf erledigt. Die nächste Inventur steht also erst in diesem Jahr wieder an – der Logistikleiter freut sich schon darauf.

* Dipl.-Betriebsw. Jörg Ökonomou ist Geschäftsführer der Stat Control GmbH in 20354 Hamburg

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