Logistiksoftware Supply-Chain wird transparent und effizient

Oerlikon Balzers Coating, Pionier und Marktführer auf dem Gebiet der Verschleißschutz-Beschichtung, optimiert sein Frachtkostenmanagement mit einer durchgängigen Lösung für Supply-Chain-Execution. So werden Frachtkosten nachhaltig gesenkt und die Transparenz über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg gesteigert.

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Aufwändige Transportprozesse binden gerade in Unternehmen mit verzweigten logistischen Netzwerken enorme Kapazitäten. Durch verschärfte gesetzliche Regelungen und Compliance-Anforderungen, höhere Energiepreise, die Knappheit an Lkw-Laderaum sowie die immer länger werdenden Transportwege steigen die Kosten weiter. Gleichzeitig bleiben die zur Verfügung stehenden Budgets bestenfalls konstant.

Immer mehr Unternehmen beginnen daher, sich intensiv mit einer Optimierung ihres Frachtkostenmanagements zu beschäftigen, um die Kosten dauerhaft zu senken. Oerlikon Balzers Coating hat diesen Handlungsbedarf frühzeitig erkannt und bereits eine Softwarelösung eingeführt, die zentrale Aufgaben der Supply-Chain-Execution (SCE) automatisiert. Auf diese Weise werden logistische Prozesse ganzheitlich optimiert, Frachtkosten nachhaltig gesenkt und die Transparenz über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg gesteigert.

Als Pionier und Marktführer auf dem Gebiet der Verschleißschutz-Beschichtung entwickelt Oerlikon Balzers Coating Schichten und Verfahren. Darüber hinaus produziert und verkauft das Unternehmen Anlagen sowie Produktionseinrichtungen. Das Unternehmen gehört zum Schweizer Oerlikon-Konzern, einem weltweit führenden Hersteller von Produktionssystemen, Komponenten und Dienstleistungen für Hightech-Produkte.

Als einziger Anbieter offeriert Oerlikon Balzers Coating Beschichtungsdienstleistungen als Lohnservice. Dabei setzt das Unternehmen auf ein dynamisch wachsendes Netz von über 70 Fertigungszentren in Europa, Amerika und Asien.

Komplexe Herausforderungen für die Logistik

Als global agierendes Unternehmen wickelt Oerlikon Balzers Coating pro Jahr etwa 27000 Outbound- und 32000 Inbound-Transporte von Waren ab, deren jeweiliges Transportgewicht zwischen 2 kg und bis zu 8 t variiert. Während die Transportgüter interkontinental per Luftfracht befördert werden, wird bei innereuropäischen Sendungen in der Regel auf Lkw zurückgegriffen.

Trotz dieses beachtlichen Versandaufkommens lag die federführende Abwicklung nicht immer in der Hand von ausgewiesenen Transportspezialisten. Wie in vielen anderen Hightech-Unternehmen auch, erhielt die Logistik als Querschnittsaufgabe unterschiedlicher Unternehmensbereiche lange Zeit nicht die angemessene Aufmerksamkeit. Über die Jahre entstand ein heterogenes Gebilde an unterschiedlichen Vorgehensweisen in der Transportplanung, Speditionsauswahl und letztendlich auch Frachtkostenabrechnung.

Auslöser zur Optimierung der vorhandenen Logistikstrukturen war die unternehmerische Entscheidung, logistische Aufgaben innerhalb des gesamten Konzerns neu zu organisieren. Das Ziel dabei: Schaffung einheitlicher Strukturen mit eindeutiger Verantwortung.

Optimierung der Logistik ermöglicht starke Kostensenkung

Bei der Optimierung der Logistik stellte sich schnell heraus, dass in diesem Bereich weitreichende Kostensenkungspotenziale verborgen lagen. Besonders vielversprechend erschien der Ansatz, über eine den jeweiligen Enterprise-Ressource-Planning-(ERP-)Systemen vorgelagerte Fachlösung für Supply-Chain-Execution die Prozesse des Transport- und Frachtkostenmanagements miteinander zu vernetzen und aus einem Guss zu steuern. Ein solches System ist in der Lage, die Transparenz über die Warenströme erheblich zu steigern.

Der Clou der auf einem Fachsymposium vorgestellten Lösung lag allerdings in der ausgeklügelten Funktionalität, die unter anderem weitreichende Einsparpotenziale beim Frachtkostenmanagement versprach. Im Rahmen eines gemeinsamen Workshops mit dem Anbieter der Standard-Software für Supply-Chain-Execution, Logistics-Server, wurde das Ausmaß der Einsparpotenziale der Web-basierten Softwarelösung evaluiert. Die Funktionalität und einfache Integrierbarkeit des Logistics-Server mit der SAP-Umgebung des Mutterkonzerns sowie der aktuellen Navision-Welt von Oerlikon Balzers Coating konnte dabei überzeugen.

Der in dem Workshop skizzierte Lösungsweg für die Optimierung des Transport- und Frachtkostenmanagements zielte auf eine nachhaltige Kostenreduzierung der Frachtkosten durch weitgehende Automatisierung aller mit der Planung, Vorbereitung und Nachverfolgung von Transportprozessen im Zusammenhang stehenden Aufgaben. Dazu zählt etwa auch die Neuorganisation der Beauftragung von Spediteuren. Diese kann jetzt auf der Grundlage individuell ausgehandelter und im System hinterlegter Frachtraten automatisch erfolgen. Dasselbe gilt im weiteren Verlauf auch für die Zuweisung der notwendigen Transportdokumente.

Alle Transportpartner können jetzt verlässlicher planen

Eine wesentliche Voraussetzung für diese Automatisierungen bestand in der Integration aller beteiligten Supply-Chain-Partner. Dazu machte das Unternehmen, insbesondere gegen-über den Logistikdienstleistern, die Nutzung des Logistics-Server zum elementaren Bestandteil einer Zusammenarbeit. Nur Dienstleister, die dieser Aufforderung folgten, wurden bei der Transportauftragsvergabe weiterhin berücksichtigt. Der positive Effekt für die Dienstleister bestand in einer höheren Planungssicherheit und der Transparenz der Gesamtlösung, die auch ihnen wertvolle Informationen für eine valide Planung der Transporte gibt. Denn die Standard-Softwarelösung bietet via Web-Browser allen Partnern – unabhängig von der Art ihrer eingesetzten IT-Systeme – einen vollständigen, direkten und rollenspezifischen Zugriff auf die relevanten Transportdaten.

Für die weitgehend automatisierte Vorgangsbearbeitung sah das Lösungskonzept darüber hinaus bei Oerlikon über zertifizierte Schnittstellen eine direkte Anbindung an die ERP-Systeme vor. Damit können die Daten aus den ERP-Systemen direkt in die Transportplanung und –vorbereitung einfließen sowie die auf dem Logistics-Server berechneten Frachtkosten an die ERP-Systeme rückübermittelt werden.

Die Integration der neuen Software in die eigene Anwendungslandschaft setzte Oerlikon Balzers Coating konsequent um. So wurde etwa für die Nutzung der Funktionen des Logistics-Server eigens die Arbeitsoberfläche von Navision erweitert. Auf diese Weise ist die Bearbeitung der Transportaufträge wesentlich komfortabler. Der Anwender bestimmt heute direkt in seiner bekannten Anwendungsumgebung, was in welchen Mengen wohin transportiert wird und wie sich die Sendungen auf bestimmte Transporte aufteilen lassen. Für die Transportplanung wurden dann weitere relevante Informationen wie Gewicht, Menge, Maße oder Ladungsträger ergänzt.

Gemeinsame Software-Plattform mit Logistikdienstleistern

Die mit den einzelnen Logistikdienstleistern vereinbarten Tarife können auf der gemeinsamen Plattform detailliert und transparent hinterlegt werden. Mit Hilfe der neuen Lösung besteht für Oerlikon Balzers Coating die Möglichkeit, anhand dort hinterlegter Berechnungsregeln die Transportaufträge an den jeweils günstigsten Dienstleister zu vergeben. Dabei wird nicht nur die optimale Nutzung von Frachtraten, sondern auch die bestmögliche tarifliche Ausnutzung gebuchten Laderaums und eine Frachtkosten-optimierte Sendungsbildung berücksichtigt.

Der manuelle Bearbeitungsaufwand in Zusammenhang mit der Vorbereitung der Frachten lässt sich heute erheblich reduzieren. Die SCE-Lösung von Oerlikon Balzers Coating ist aufgrund der hinterlegten Informationen in der Lage, alle relevanten Zollpapiere, Lieferscheine und sämtliche benötigten Formulare automatisch zu generieren und den Transporten zuzuweisen.

Software unterstützt auch Frachtkostenabrechnung

Im Anschluss an die Transportabwicklung unterstützt die Software auch die Frachtkostenabrechnung. So konnte etwa das durch manuelle Abgleiche und Korrekturbuchungen gekennzeichnete Rechnungsverfahren von dem effizienteren Gutschriftverfahren abgelöst werden. Die Erstellung und Prüfung von Rechnungen und die Bearbeitung eventueller Korrekturen wird komprimiert und bedeutet heute einen wesentlich geringeren Aufwand.

So entfällt die Rechnungsstellung des Lieferanten und wird durch Gutschriften ersetzt. Deren Grundlage ist nicht mehr der Versand beim Lieferanten, sondern erst der Wareneingang. Gleichzeitig erhalten alle beteiligten Partner die Sicherheit, dass der für die jeweiligen Transporte vereinbarte Tarif tatsächlich berechnet wird und auch möglicherweise angefallene, berechtigte Zusatzkosten ohne aufwändige Prüfverfahren beglichen werden können.

Heute besteht bei Oerlikon Balzers Coating keine Notwendigkeit mehr, das Frachtkostencontrolling auf eine stichprobenartige Überprüfung einzelner Transporte und Abrechnungen zu beschränken. Stattdessen wird jetzt vollständig und automatisiert geprüft, ob abgerechnete Inbound- und Outboundtransporte auch, wie vereinbart, stattgefunden haben und ob Gewicht, Laderaumnutzung und die tarifbezogene Berechnungsgrundlage stimmen. Die validierten Frachtkosten werden dann im ERP-System verbucht und anteilig auf Artikel oder Artikelgruppen aufgeteilt. Erste Berechnungen ergaben einen besonders frühzeitigen Return-on-Investment der neuen Lösung von weniger als einem Jahr.

Mehr Transparenz erreicht, unnötige Kosten vermieden

Durch die Implementierung einer Standard-Softwarelösung für Supply-Chain-Execution ist es Oerlikon Balzers Coating gelungen, im Transport- und Frachtkostenmanagement die notwendige Transparenz herzustellen, um die gesamte Supply-Chain jederzeit im Blick zu haben. Auf dieser Grundlage funktioniert die Kommunikation mit allen beteiligten Partnern ohne Reibungsverluste. So stehen stets aktuelle und umfassende Informationen über jeden Transport zur Verfügung. Somit werden für das Unternehmen selbst und auch für die angebundenen Dienstleister unnötige Kosten vermieden.

Die Automatisierung zentraler Prozesse leistet hierzu ebenfalls ihren Beitrag, indem sie den notwendigen manuellen Aufwand maßgeblich reduziert. Ein Frachtkostencontrolling, das diesen Namen auch wirklich verdient, rundet den Nutzen ab, den die Lösung bei der Optimierung der gesamten Logistik entfaltet.MM

Urs Rusch ist Head of Global Logistics EMEA der Oerlikon Balzers Coating in FL-9496 Balzers

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